Scadenza firma digitale: cosa fare degli atti già firmati?

Nella dimensione telematica, la durata dei processi cozza con la durata della firma digitale

Il passaggio al processo telematico presenta indubbiamente numerosi vantaggi, ma anche alcune insidie. Tra queste, una delle più importanti appare l’incompatibilità tra la durata dei processi e la durata della firma digitale. Infatti, sulla durata del processo italiano non serve spendere ulteriori parole, mentre la firma digitale ha una validità media di 3 anni.

Firma digitale scaduta: procedere con attestazione di conformità o consulenza tecnica informatica

La dimensione telematica del processo presenta un’insidia particolare: l’incompatibilità tra la durata del processo e quella della firma digitale. Infatti, il certificato di firma ha una scadenza media di tre anni, dopo i quali è necessario procedere con il rinnovo. Tuttavia, il termine “rinnovo” è improprio: di fatto, viene emesso un nuovo certificato di firma qualificata, altrettanto idoneo, ma diverso.

Ci si accorge che la firma digitale è scaduta quando, nel depositare un atto, il sistema informatico sortisce un messaggio di errore.

Capita -per esempio- quando si migrano in appello gli atti firmati digitalmente anni prima, in primo grado. Oppure quando -sempre per esempio- la firma scade tra la notificazione dell’atto di citazione e il suo deposito al momento della costituzione.

Quindi, attualmente, esiste un solo vero metodo in grado di garantire la validità dell’atto firmato nel tempo:  la conservazione digitale.

Infatti, rappresentando piena conformità alle regole tecniche per la validazione temporale, essa è strumento effettivamente in grado di rendere data e ora del documento opponibili a terzi.

Ora, in particolare, per l’Avvocato quali documenti è importante conservare? Fatture elettroniche, lettere monitorie, diffide stragiudiziali, scritture private proprio come ricevute pec.

Infine, è importante sottolineare che la conservazione digitale è applicabile, con la medesima validità legale nel tempo, anche per qualsiasi altro documento informatico.

Riferimenti normativi

DM 44/11, art.20, regole tecniche del pct e DL 82/ 2005 Art.43 Codice Amministrazione digitale dl 85/2005 Art.20 comma 3:

https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2005-03-07;82!vig=

 

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