Tutto comincia dalla scrivania. Quella di Albert Einstein era nota per la grande quantità di libri, documenti e appunti. Una confusione che non preoccupava il premio Nobel, tanto che un giorno disse: «Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota?».
Pregiudizi
Non è affatto vero che i geni, prima di arrivare alle loro idee rivoluzionarie, vivessero nel caos, ma questa visione della scrivania come simbolo di creatività non si adatta bene all’ambiente lavorativo, che sia in smart working o in ufficio. Un tavolo curato, gradevole e funzionale facilita il benessere e l’attività lavorativa.
Sabrina Toscani, fondatrice di Organizzare Italia, ha detto che è necessario «per la nostra mente dedicare un’area chiara e ufficialmente rivolta al lavoro in termini di spazio e di tempo, per evitare la sovrapposizione con la vita privata e domestica».
Una scrivania tanto bella quanto efficiente
Il primo consiglio «è quindi di dedicare un tavolo o una scrivania che possa accogliere nel migliore dei modi, quindi in una posizione con sufficiente luce, con spazio necessario per sedersi in maniera ergonomica e lavorare al computer rispettando gli appoggi corretti di mani, braccia, gambe e piedi. L’area dovrebbe inoltre essere sgombra per poter ospitare pensieri, creatività, flusso di lavoro».
Continua: «Qualsiasi cosa superflua e non utile a questi fini rischia di ostacolare un modo fluido e organizzato di lavorare. Quindi la cosa migliore è tenere a portata di mano solo ciò che serve e allontanare ciò che può prendere la nostra attenzione in maniera non funzionale».
Creare una scrivania tanto bella quanto efficiente ha più impatti: essere accolti in un’area gradevole e funzionale crea uno stato d’animo migliore al fine di affrontare al meglio una giornata di lavoro. L’area di lavoro così organizzata, soprattutto in un ambiente domestico, assume un valore ufficiale per tutti.
L’impatto, a livello mentale, di un buon setting organizzativo, influenza direttamente i comportamenti e il modo di lavorare. Dunque, sia che si segua uno stile metodico, sia che si segua uno stile più creativo, è necessario avere il giusto spazio per mettere in campo abilità e talenti, che nella confusione potrebbero andar persi o non essere valorizzati.
Il decluttering
Hai mai sentito il termine “decluttering”? Letteralmente, significa “eliminare ciò che ingombra”; è una pratica che può essere utilizzata in qualsiasi ambito della propria vita, e si sposa perfettamente con il voler far ordine sulla propria scrivania.
Non è il semplice gettare le cose che non servono più: è una vera e propria filosofia di pensiero, che aiuta ad eliminare tutto quello che è superfluo, ma riorganizzando le idee e focalizzandosi sui propri obiettivi.
Ma come organizzare la scrivania, seguendo il decluttering? Per prima cosa, sgombra completamente la scrivania e pulisci il piano di lavoro con un panno umido. Dopodiché, potrai cominciare ad eliminare tutto quello che non ti è utile. Sono veramente necessari tre block notes? O te ne basta soltanto uno?
Raccogli tutti i fogli sparsi: getta quelli inutili (oppure mettili da parte per riutilizzarli), mentre gli altri puoi riordinarli in cartelline apposite, suddividendoli per categorie.
Poi, comincia a sistemare i vari dispositivi elettronici e gli accessori, dato che sono gli elementi più importanti. Scegli pochi accessori, ma utili, come una lampada da tavolo, un organizzatore e un portapenne.
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Le buone abitudini
La scrivania incarna la tua postazione di lavoro: dovrai, dunque, muoverti agevolmente. Ci dovrà essere uno spazio libero, dove collocare il pc e il mouse da utilizzare in piena comodità.
Tutti utilizzano un computer: per questo potresti ritrovarti sommerso da fili vari. La soluzione è quella di utilizzare delle scatole portacavi. Ce ne sono di diversi materiali e colori, dunque potrai scegliere quella che preferisci a seconda delle tue esigenze o gusti personali.
Ma non dimentichiamoci la pulizia: pulisci e spolvera almeno ogni due o tre giorni. Una scrivania pulita e in ordine aiuterà ad iniziare la giornata di lavoro con la mente sgombra da distrazioni e ostacoli.
E se vuoi evitare di generare di nuovo il caos nel giro di poco tempo, prendi l’abitudine di rimettere a posto subito gli oggetti ogni volta che li riutilizzi. All’inizio potrebbe sembrarti qualcosa di noioso, ma una volta che entra a far parte della tua routine ti semplificherà il processo di riordino.
Gli oggetti che non possono mancare sulla scrivania
Lampada da tavolo
Necessaria e immancabile, una lampada da tavolo aiuta a rendere funzionale la scrivania ma anche a decorarla. Scegline una dal design minimale per preservare un senso d’ordine. Ma soprattutto, scegli lampadine con toni caldi, per ottenere un’atmosfera rilassata, che non appesantisca gli occhi.
Organizer
Uno degli oggetti più utili per organizzare una scrivania è l’organizer. È una piccola struttura, di solito di legno, che è formata di più scompartimenti e livelli. All’interno c’è di tutto: forbici, post-it, tutto quello che è necessario per svolgere le tue attività.
Un altro oggetto immancabile è il portapenne, che puoi creare anche dando sfogo alla tua creatività: puoi dipingere un vecchio barattolo o una scatola delle scarpe. Certamente l’organizer può contenere anche delle penne, ma chi lavora in ufficio sa benissimo quanto sia fondamentale avere a portata di mano una penna per prendere appunti.
Organizer per cassetti
Mentre organizzi la tua scrivania non puoi non prendere in considerazione anche i cassetti. Non sono semplicemente un luogo dove buttare le cose che non servono più: devono essere organizzati secondo logica.
Il compito potrebbe risultarti più semplice se utilizzi dei divisori, per suddividere documenti, fascicoli e altro per categorie, in modo tale da sapere sempre dove trovarli.
Bacheche
Se lo spazio a disposizione è poco, sfrutta le pareti. Puoi fissare una bacheca, o un pannello portautensili dove agganciare i contenitori utili per lo svolgimento delle tue mansioni. Ma puoi anche appendere i fogli e i post-it che restano sparsi per la scrivania.
Piccole decorazioni
Non dimenticare che la tua scrivania ha bisogno di un po’ di leggerezza. Trova lo spazio per qualche foto o cartolina, oppure scrivi sulla bacheca qualche frase motivazionale, per darti una scossa nei momenti più stressanti.
Se ami la natura, potresti mettere una piantina per donare quel tocco verde al tuo angolo di lavoro: oltre a migliorare la qualità dell’aria, allevierà anche tutte le tensioni intorno a te.
Un ultimo consiglio importante è sistemare la scrivania tutte le sere, prima di tornare a casa (o se sei già a casa, prima di andare sul divano). Bastano meno di cinque minuti per evitare che si riformi velocemente il caos. Il giorno dopo, la tua mente sarà ovviamente più leggera, favorendo la concentrazione e il rendimento.
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