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In un precedente articolo abbiamo analizzato cosa sia un dato personale in base alle direttive del Regolamento (UE) n. 2016/679. Oggi cercheremo di capire cosa fare per adeguarsi al GDPR.

La normativa del GDPR è molto ampia ed è difficile darne un quadro completo nello spazio limitato di un articolo. Pertanto, in questa sede indicheremo solo un numero limitato di aspetti ai quali prestare attenzione.

• Le finalità del trattamento.

Il GDPR impone alle aziende di indicare agli utenti in maniera chiara e comprensibile i motivi della raccolta dei dati personali.
Inoltre, le aziende devono anche offrire agli utenti informazioni trasparenti sulle modalità di conservazione dei loro dati.

• Il consenso esplicito.

Il consenso esplicito è l’elemento fondamentale per adeguarsi al GDPR.
Se si desidera raccogliere e trattare i dati delle persone, è indispensabile ottenere il loro consenso chiaro e consapevole.
Significa che la richiesta deve essere espressa usando un linguaggio semplice, deve essere ben distinta da altre richieste e deve spingere l’utente a compiere un’azione o a rilasciare una dichiarazione che possa essere dimostrata in un momento successivo. 

Un esempio tipico di applicazione del consenso esplicito riguarda i form da compilare nei siti. Prima del GDPR molti presentavano opzioni preselezionate oppure opzioni che includevano più richieste (esempio?“Inviando la tua richiesta accetti il trattamento dei tuoi dati personali e l’invio delle nostre offerte commerciali”). Oggi, questo non è più possibile.

• La revoca del consenso.

Agli utenti deve essere concessa la possibilità di revocare facilmente il consenso al trattamento dei suoi dati in qualsiasi momento. 
Gli utenti devono essere informati preventivamente di questo diritto e delle modalità per esercitarlo.

• La sicurezza dei dati.

Il titolare del trattamento dei dati e il responsabile del trattamento devono mettere in atto tutte le misure tecniche e organizzative necessarie a garantire la sicurezza dei dati.
Queste due figure hanno anche la responsabilità di garantire che chiunque acceda ai dati raccolti lo faccia rispettando istruzioni precise.
Anche le misure di sicurezza devono essere comunicate agli utenti.

• Il diritto alla cancellazione.

Gli utenti hanno diritto di chiedere la rettifica, la limitazione e la cancellazione dei propri dati personali.

• La conservazione dei dati.

La conservazione è un altro aspetto molto importante nello sforzo di adeguarsi al GDPR.

Le aziende devono comunicare fin da subito agli utenti la modalità e la durata della conservazione dei loro dati.
L’art.11 dice che i dati vanno conservati “in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati”.

Una conservazione più lunga è prevista solo in caso di pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

Le aziende devono informare gli utenti se i loro dati sono conservati e/o trattati da soggetti terzi e, in caso affermativo, chi siano questi soggetti terzi.

• Le garanzie per i minori.

Se un’azienda è interessata a raccogliere dati personali di minori, deve sapere che, in Italia, il consenso è valido solo se questi hanno più di 14 anni, altrimenti è necessaria l’autorizzazione del genitore. L’autorizzazione deve essere verificabile.

• Il data breach

Tra le sue responsabilità, il titolare del trattamento è tenuto a informare il Garante di eventuali violazioni alla sicurezza dei dati raccolti e conservati e su come intenda limitare eventuali danni. Il titolare non è tenuto a informare gli utenti di cui ha raccolto i dati se ritiene che la violazione non comporti un rischio elevato o se ha già adottato misure di sicurezza.

Le informazioni contenute in questo articolo sono chiaramente molto limitate e servono solo a dare una visione generale su cosa sia importante considerare per adeguarsi al GDPR ora che l’iniziale periodo di tolleranza concesso dopo l’introduzione del regolamento sulla privacy è ormai giunto a conclusione.

Se desideri adeguare al GDPR la tua azienda o il tuo studio professionale, contattataci per una consulenza personalizzata o acquista i nostri moduli privacy. 

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Con fatturazione elettronica ci si riferisce al sistema con cui si emettono e conservano le fatture in formato digitale.

Questo nuovo sistema permette alle autorità di controllare in tempo reale il rapporto tra Iva dichiarata e Iva versata e di intervenire velocemente in caso di operazioni sospette. Il risultato atteso è una riduzione dell’evasione fiscale.

Cerchiamo di capire meglio il suo funzionamento.

COME FUNZIONA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Dal 1° gennaio 2019, i titolari di partita Iva devono creare le proprie fatture in versione digitale e trasmetterle al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Il Sistema di Interscambio verifica che le fatture contengano i dati obbligatori per le finalità fiscali (per esempio, il numero di p.Iva), l’indirizzo PEC del destinatario e il cosiddetto “codice destinatario”, cioè un codice alfanumerico che contraddistingue quest’ultimo. 

Una volta verificata la fattura, il Sistema di Interscambio la inoltra al destinatario e invia all’emittente la ricevuta di recapito in cui sono visibili data e ora di avvenuta consegna.

La fatturazione elettronica riguarda le cessioni di beni e servizi tra imprese, tra imprese e privati e tra imprese e pubblica amministrazione.

Al momento, sono esclusi titolari di p.iva che aderiscono al regime forfettario e al regime di vantaggio o che appartengono a settori speciali (medici, farmacie, operatori sanitari, società sportive dilettantistiche, piccoli produttori agricoli).
Se si devono inviare fatture elettroniche a questi soggetti, il codice destinatario da inserire è “0000000″.

COM’È FATTA UNA FATTURA ELETTRONICA

La fatturazione elettronica può essere eseguita tramite software appositi che permettano la creazione, l’invio e la conservazione dei documenti.

La fattura, nella sua forma finale, deve seguire determinati standard. In particolare, deve presentarsi come un file in formato XML.

Il formato .xml permette di archiviare e trasmettere dati via internet, ed è l’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio.

A parte questo, i dati inseriti in una fattura elettronica sono simili a quelli di una comune fattura cartacea.
Sono:
– gli estremi del destinatario (P.A., privato o azienda);
– il tipo di documento (fattura, parcella, nota di credito/debito, ecc.);
– la data di emissione della fattura;
– il numero di fattura (univoco e progressivo).

L’autenticità e l’integrità della fattura elettronica sono garantite dalla firma digitale apposta al documento stesso.
La firma digitale è obbligatoria in caso di fatture emesse verso la P.A. ed è facoltativa per quelle verso aziende o privati.

OBBLIGHI LEGATI ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Ogni fattura elettronica deve essere emessa entro 10 giorni dalla prestazione e deve essere registrata entro il 15 del mese successivo.

Una volta emessa, la fattura deve essere conservata, sempre in formato digitale, per 10 anni.

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Un anno di fatturazione elettronica

Il nuovo regolamento GDPR sulla privacy è entrato in vigore ormai da più di un anno ma, nonostante questo, molte aziende e molti professionisti faticano ancora ad adeguarsi.
Considerato il fatto che il 19 maggio 2019  è scaduto l’iniziale periodo di tolleranza concesso dalle autorità, il rischio di incorrere in sanzioni diventa sempre più concreto.

Per evitarle, è importante conoscere quali siano gli obblighi ai quali si deve sottostare.
Ogni azienda o studio professionale ha le proprie peculiarità, per tale motivo ti invitiamo a contattarci per una consulenza personalizzata.  

Intanto, con questo articolo cercheremo di fare chiarezza su cosa sia il regolamento GDPR e quali siano gli ambiti di sua applicazione.

COS’È IL REGOLAMENTO GDPR SULLA PRIVACY E COSA PREVEDE

GDPR è l’acronimo di General Data Protection Regulation, ovvero Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, ed è il nome con il quale ci si riferisce al Regolamento (UE) n. 2016/679.

Il suo scopo principale è garantire ai cittadini e ai residenti dell’Unione Europea una maggiore certezza e trasparenza a proposito della raccolta e del trattamento dei dati personali, soprattutto davanti alle sfide proposte dall’innovazione tecnologica.

Per farlo, la Commissione UE ha raccolto, semplificato e chiarito le diverse normative nazionali vigenti in materia per creare un nuovo regolamento comune a tutti i paesi.

Ogni paese rimane comunque libero di legiferare per facilitare l’applicazione del GDPR. 

L’ambito trattato dal GDPR che più di tutti suscita interesse e dubbi riguarda il consenso esplicito ed informato degli utenti al trattamento dei loro dati personali.

Prima di capire di cosa si tratti, dobbiamo definire cosa si intenda per dati personali?

COSA SONO I DATI PERSONALI SECONDO IL GDPR

Con dato personale (art.4 par. 1) si intende “qualunque informazione relativa a un individuo, collegata alla sua vita sia privata, sia professionale o pubblica. Può riguardare […] nomi, foto, indirizzi email, dettagli bancari, interventi su siti web di social network, informazioni mediche o indirizzi IP di computer”.

In altre parole, i dati personali sono ciò che rendono possibile l’identificazione di una persona, direttamente o indirettamente.
Questa definizione può creare qualche perplessità, poiché siamo portati a etichettate come “dati personali” informazioni che non lo sono nell’ambito del GDPR. Per esempio, le risposte che diamo a un questionario anonimo sulle nostre abitudini d’acquisto sono informazioni che possiamo considerare private, ma non sono dati personali perché, essendo anonime, non permettono ad altri di identificarci.

C’è poi da precisare che il GDPR si riferisce solo ai dati personali di persone fisiche, mentre i dati che rendono identificabili imprese, enti, associazioni, organizzazioni o soggetti aventi personalità giuridica sono esclusi.
Un discorso a parte sono le ditte individuali, poiché nel loro caso l’identità fisica e professionale coincidono.

Oltre alla protezione dei dati personali come descritti sopra, il GDPR contempla anche la protezione di dati relativi alle condanne penali o a reati (art. 10), il cui trattamento può avvenire solo sotto il controllo dell’autorità pubblica e nel rispetto del diritto dell’Unione Europea.

Infine, il GDPR si concentra anche sulla tutela dei dati sensibili.

I dati sensibili (art.9, par. 1) sono quei dati personali legati a razza o etnia, orientamento politico e sessuale, credo religioso o filosofico, appartenenza sindacale, ma anche dati biometrici o genetici derivanti da campioni biologici e dati sulla salute fisica e mentale o sul ricorso a servizi di assistenza sanitaria.

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Non tutti gli errori in fase di deposito PCT sono uguali. Alcuni possono essere superati, altri bloccano completamente l’operazione.

Ma come si fa a capire se abbiamo fatto tutto in modo corretto? Parte della risposta è contenuta nella Terza PEC.

LE RICEVUTE PEC NEL PCT

Quando si procede con un deposito telematico, si ricevono 4 PEC.

La Prima PEC, la Ricevuta di Accettazione, attesta l’avvenuto invio della busta di deposito.

La Seconda PEC, la Ricevuta di Consegna, certifica che i file inviati sono giunti nella casella di posta del destinatario.

La Terza PEC comunica l’esito dei controlli automatici sul deposito.
I file inviati vengono infatti sottoposti a un primo controllo automatico per verificarne la correttezza.
I criteri considerati sono:
– l’indirizzo del mittente (deve essere censito in ReGIndE);
– il formato del messaggio (deve aderire agli schemi xsd di riferimento);
– la dimensione della busta (non deve superare i 30 MB).

La Quarta PEC contiene l’esito del controllo da parte del Cancelliere.

CATEGORIE DI ERRORI IN FASE DI DEPOSITO PCT

Gli errori in fase di deposito indicati in Terza PEC possono essere divisi in 3 categorie: WARN, ERROR e FATAL.

Gli errori WARN sono allarmi che non incidono sull’esito positivo del deposito.

Nella categoria ERROR rientrano errori diversi che vengono segnalati nella Terza PEC, anche se in modo non sempre chiaro, soprattutto a causa dell’uso di termini informatici.
Sono errori che richiedono l’intervento da parte della Cancelleria per verificare se possano essere superati, consentendo la conclusione del deposito, o meno. Infatti, non sempre possono essere forzati.

Gli errori FATAL invece bloccano il deposito e non concedono al Cancelliere alcuna possibilità di intervento.

Potete visionare la lista dei possibili errori in fase di deposito PCT pubblicata dal Ministero, con l’indicazione della categoria di riferimento e anche delle azioni correttive da eseguire.

Queste azioni correttive sono 2: effettuare un nuovo deposito privo di errori o attendere l’intervento del Cancelliere.

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Sapere qual è la differenza tra copia e duplicato di un documento informatico serve a capire meglio l’utilità dell’attestazione di conformità all’interno del processo telematico.

L’attestazione di conformità è quella procedura con la quale si certifica che una copia di un documento è del tutto fedele all’originale.

Le modalità di attestazione sono regolate dall’art.6, comma 3 del DPCM 13/11/2014.

Prima di addentrarci a capire la differenza tra copia e duplicato, vediamo cosa sia esattamente un documento informatico.

COS’È UN DOCUMENTO INFORMATICO

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005) definisce il documento informatico come la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Da un punto di vista tecnico, ogni documento informatico, sia esso un’immagine, un testo o un audio, non è altro che una lunga sequenza di bit.

I bit sono le unità di misura delle informazioni e hanno valore 0 o 1.

Il discorso meriterebbe una spiegazione più approfondita, ma quello che ci interessa è capire che ogni documento informatico ha la propria specifica sequenza di bit.

LA DIFFERENZA TRA COPIA E DUPLICATO NEL CARTACEO

Quando provvediamo a fare una fotocopia di un documento cartaceo, oppure lo scansioniamo e lo stampiamo, la copia e l’originale sono due fogli diversi, quindi sono due entità diverse anche se perfettamente uguali.
Possiamo quindi dire che nel “mondo cartaceo” non è possibile clonare i documenti e, per tale motivo, quando il processo non era ancora telematico, l’attestazione di conformità era fondamentale per garantire che ogni copia fosse fedele all’originale.

LA DIFFERENZA TRA COPIA E DUPLICATO NELL’INFORMATICA

Nel mondo dell’informatica è invece possibile clonare i documenti.

Questi cloni sono i duplicati informatici e si riconoscono perché possiedono la medesima sequenza di bit dell’originale.

Pensate a quando copiate e incollate un file del vostro computer: di fatto state creando un duplicato.

Una copia informatica, invece, possiede una sequenza di bit diversa, anche se visivamente può apparire uguale al file originale.

Se, per esempio, copiate un file di testo, lo aprite e lo salvate nuovamente senza apportare modifiche, ecco che avete creato una copia e non un duplicato.

Si evince che, rispetto al processo cartaceo, nel processo telematico è molto più frequente incappare in duplicati, proprio per la facilità con cui è possibile crearli. Ma è anche più facile confondere copie e duplicati, proprio perché non è possibile capire a priori se un file è l’originale, la copia o il duplicato.

Questo spiega l’importanza dell’attestazione di conformità anche nel processo telematico.

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