Studi legali e digitalizzazione: a che punto siamo?

Tutti gli Studi legali gestiscono un grande numero di informazioni, spesso sensibili, come dati particolari o giudiziari dei clienti. Oppure prototipi, contratti e strategie di business. La sicurezza del patrimonio informativo dello Studio legale è un’esigenza prioritaria per l’avvocato, poiché è tenuto a rispettare la segretezza e la riservatezza.

Negli ultimi due anni la professione legale è stata protagonista di un cambiamento strutturale – ma inevitabile. La digitalizzazione, infatti, ha cambiato radicalmente il modo di lavorare degli avvocati. Non soltanto per quanto riguarda gli strumenti operativi, ma anche nel rapporto con i clienti.

In questo processo di evoluzione, la tecnologia è diventata uno strumento indispensabile per proseguire con la propria attività. Tuttavia, il mondo tecnologico richiede un altissimo livello di attenzione nei confronti della protezione di dati e delle informazioni dello studio legale, per ridurre i rischi e le conseguenze di un’eventuale violazione.

Il cambio di rotta degli Studi legali

Come per molte altre categorie di Professionisti, la pandemia ha segnato un decisivo cambio di rotta anche per gli Studi legali. Gli Avvocati hanno cercato di reagire nel minor tempo possibile ad una situazione anomala che richiedeva la continuità dei servizi.

È stata proprio la pandemia ad evidenziare le lacune e gli scarsi livelli di digitalizzazione degli Studi legali. Inoltre, si è reso anche sempre più evidente il divario sul mercato tra le grandi e le piccole realtà.

Gli Studi legali sono da sempre allineati con le tecnologie più tradizionali, come i sistemi di videoconferenza e gli applicativi di controllo di gestione, ma mostrano una maturità limitata nei confronti delle tecnologie maggiormente evolute. La pandemia ha spinto gli Studi legali a impegnarsi in progetti come la dematerializzazione dei documenti, l’introduzione di tecnologie per migliorare l’efficienza interna e la ricerca di collaborazioni con altri Studi.

Che cos’è la digitalizzazione? E la dematerializzazione?

Per digitalizzazione intendiamo la migrazione di tutte le attività del professionista verso un ambiente completamente virtuale/digitale e l’adozione di processi remotizzati. La dematerializzazione, invece, corrisponde all’abbandono dello studio come struttura fisica che si basa su sistemi cartacei e server in sede e l’interazione fisica come impostazione predefinita.

Questi fenomeni coinvolgono tutta l’organizzazione della professione, determinando una nuova visione della professione legale e la necessità di raggiungere un livello di sicurezza più elevato.

In tempi di Covid, le soluzioni tecnologiche da un lato hanno consentito ai professionisti di proseguire la loro attività in maniera efficiente. Dall’altro, hanno esposto i dati a maggiori rischi: il processo di digitalizzazione è stato improvviso e imprevisto, e in alcuni casi ha permesso ai cybercriminali di agire indisturbati.

La violazione delle informazioni e dei dati personali ha effetti economici, legali e reputazionali devastanti per gli Studi stessi e per i clienti. È fondamentale che tutti gli Studi, per scongiurare il rischio di un eventuale attacco digitale, siano dotati di policy e misure adeguate.

Un “pacchetto base” per la digitalizzazione

Il processo di digitalizzazione è inevitabile e necessario, ma non può prescindere dalle esigenze degli Studi e dei professionisti.

Certamente la dimensione dello studio può fare la differenza, ma l’adozione di un “pacchetto base” di azioni/regole potrebbe assicurare a tutti un beneficio rapido e significativo.

Sono indispensabili:

• antivirus per proteggere i dati da malware;
• email e PEC con misure di sicurezza e capienza adeguate;
• firme digitali, che possono essere utilizzate anche in caso di incidente fisico ai dispositivi collegati;
• connettività sottoposte a monitoraggi che rilevano in maniera tempestiva ogni intrusione;
• una messaggistica adeguata al livello di riservatezza dei messaggi;
• backup e Disaster Recovery, che garantiscono la continuità operativa;
• scanner e multifunzione con misure di sicurezza che garantiscono la protezione delle informazioni.

Sono caldamente consigliati, invece:

• suite di sicurezza professionali con moduli dedicati alla protezione per alcune minacce specifiche, come i ransomware;
• gestore di password che le memorizza in un luogo sicuro ma facilmente accessibile;
• VPN che garantisce la riservatezza delle comunicazioni anche su reti che non sono verificate;
• crittografia per la sicurezza dei dati;
• videoconferenze con misure di sicurezza e affidabilità contro intrusioni e conservazione illecita dei dati;
• cloud con spazi e misure di sicurezza adeguati;
• condivisione e tracciabilità idonee con log management.

A tal proposito, puoi dare un’occhiata ai nostri prodotti cliccando qui.

Il fattore umano

Ricordiamoci sempre, però, che l’adozione di certe misure non prescinde dal fattore umano. Le persone sono gli anelli deboli all’interno dei processi di sicurezza, soprattutto se non vengono dati loro gli strumenti adeguati alla comprensione degli effetti dei loro comportamenti sui sistemi. Un utente non qualificato potrebbe ignorare o sottovalutare le precauzioni di sicurezza che gli vengono suggerite.

Gli attacchi su rete, come gli incidenti di sicurezza e la violazione dei dati sono causati da condotte umane non adeguate. Per esempio:

• inviare per errore una mail ad un cliente con informazioni molto riservate;
• condividere password tra più utenti o utilizzare password facilmente individuabili;
• condividere documenti che contengono dati particolari attraverso canali non protetti;
• utilizzare reti pubbliche;
• non aggiornare i dispositivi.

Queste sono soltanto alcune delle condotte che avvengono per mancata conoscenza delle nozioni di sicurezza informatica e della normativa in materia di protezione dati. Ad oggi, l’avvocato non deve escludere dalla propria formazione professionale questo tipo di conoscenza.

La sensibilità nei confronti di queste tematiche e la loro diffusione tra dipendenti e lavoratori è essenziale per riuscire a tutelare un sistema informatico. Soltanto la consapevolezza delle lacune e delle misure che si potrebbero adottare per colmarle è in grado di evitare eventi spiacevoli, permettendo all’avvocato di eseguire in sicurezza il proprio lavoro.

Il “pacchetto avanzato”

Nel “pacchetto avanzato”, invece, troviamo:

• la separazione dei dati e delle Reti per la riduzione dell’impatto di incidenti o violazioni;
• scalabilità e adattabilità degli strumenti per rispettare i principi di privacy;
• monitoraggio di dati personali e avvisi di possibile compromissione;
• polizza di cyber security per limitare i danni di un data breach;
• un responsabile della protezione dei dati;
• controllo centralizzato dei dispositivi:
• personale IT che sviluppa soluzioni efficaci e adeguate allo Studio;
• gestione dei consensi per ottimizzare il trattamento dei dati;
• controllo della filiera consulenti e fornitori.

——————————–

LEGGI ANCHE:

Avvocati e stress: approcciarsi alla meditazione

Avvocati e psicologia: qual è il legame?