Differenza tra copia e duplicato di un documento informatico

Sapere qual è la differenza tra copia e duplicato di un documento informatico serve a capire meglio l’utilità dell’attestazione di conformità all’interno del processo telematico.

L’attestazione di conformità è quella procedura con la quale si certifica che una copia di un documento è del tutto fedele all’originale.

Le modalità di attestazione sono regolate dall’art.6, comma 3 del DPCM 13/11/2014.

Prima di addentrarci a capire la differenza tra copia e duplicato, vediamo cosa sia esattamente un documento informatico.

COS’È UN DOCUMENTO INFORMATICO

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005) definisce il documento informatico come la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Da un punto di vista tecnico, ogni documento informatico, sia esso un’immagine, un testo o un audio, non è altro che una lunga sequenza di bit.

I bit sono le unità di misura delle informazioni e hanno valore 0 o 1.

Il discorso meriterebbe una spiegazione più approfondita, ma quello che ci interessa è capire che ogni documento informatico ha la propria specifica sequenza di bit.

LA DIFFERENZA TRA COPIA E DUPLICATO NEL CARTACEO

Quando provvediamo a fare una fotocopia di un documento cartaceo, oppure lo scansioniamo e lo stampiamo, la copia e l’originale sono due fogli diversi, quindi sono due entità diverse anche se perfettamente uguali.
Possiamo quindi dire che nel “mondo cartaceo” non è possibile clonare i documenti e, per tale motivo, quando il processo non era ancora telematico, l’attestazione di conformità era fondamentale per garantire che ogni copia fosse fedele all’originale.

LA DIFFERENZA TRA COPIA E DUPLICATO NELL’INFORMATICA

Nel mondo dell’informatica è invece possibile clonare i documenti.

Questi cloni sono i duplicati informatici e si riconoscono perché possiedono la medesima sequenza di bit dell’originale.

Pensate a quando copiate e incollate un file del vostro computer: di fatto state creando un duplicato.

Una copia informatica, invece, possiede una sequenza di bit diversa, anche se visivamente può apparire uguale al file originale.

Se, per esempio, copiate un file di testo, lo aprite e lo salvate nuovamente senza apportare modifiche, ecco che avete creato una copia e non un duplicato.

Si evince che, rispetto al processo cartaceo, nel processo telematico è molto più frequente incappare in duplicati, proprio per la facilità con cui è possibile crearli. Ma è anche più facile confondere copie e duplicati, proprio perché non è possibile capire a priori se un file è l’originale, la copia o il duplicato.

Questo spiega l’importanza dell’attestazione di conformità anche nel processo telematico.

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