I datori di lavoro privati e pubblici che utilizzano programmi per gestire la posta elettronica dei dipendenti, anche in cloud, ora hanno a disposizione delle nuove indicazioni per prevenire il trattamento dei dati nel caso in cui non si rispetti la protezione dei dati e le norme che tutelano la dignità e la libertà dei lavoratori.
Infatti, il Garante per la Protezione dei dati personali ha recentemente diffuso un nuovo documento, Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati, relativo alla conservazione dai dati contenuti nelle mail aziendali, che si rivolge ai datori di lavoro privati e pubblici.
Il documento nasce in seguito ad alcuni accertamenti da parte dell’Autorità, che ha stabilito che determinati servizi e programmi informatici per gestire la posta elettronica, anche in cloud, sono stati creati per la raccolta e la conservazione dei metadati per l’utilizzo delle mail dei dipendenti, come orario, giorno, mittente, destinatario, dimensione della mail e oggetto.
In determinati casi, i sistemi non permettono ai datori di lavoro la disabilitazione della raccolta sistematica dei dati. Per questi motivi, il Garante richiede ai datori di lavoro di procedere con la verifica dei servizi e dei programmi informatici utilizzati per la gestione della posta elettronica dei dipendenti.
Tali programmi e servizi dovranno consentire la modifica delle impostazioni di base, evitando di raccogliere i metadati e limitando il periodo di conservazione per 7 giorni al massimo, che possono essere estesi per altre 48 ore in caso di comprovata esigenza.
Nel caso in cui i datori di lavoro abbiano la necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo maggiore, allora dovranno rispettare le procedure di garanzia dettate dallo Statuto dei Lavoratori. Infatti, estendere il periodo di conservazione dei dati oltre il tempo fissato dal Garante, potrebbe corrispondere ad un controllo indiretto a distanza del lavoratore.
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