I servizi in cloud sono strumenti ancora poco usati dagli avvocati che però possono concorrere in maniera massiccia al miglioramento della loro professione.
In che modo? Ve lo spieghiamo subito.
COSA SONO I SERVIZI IN CLOUD
Con Cloud ci si può riferire a due servizi diversi: il Cloud Storage e il Cloud Computing.
Cloud Storage
Con Cloud Storage si intende uno spazio di archiviazione presente in un server (un computer ad elevate prestazioni) che può trovarsi anche a migliaia di km di distanza dal proprio ufficio.
A differenza di una chiavetta usb o di un hard disk esterno, questo spazio di archiviazione ci appare come un servizio completamente digitale, accessibile da qualsiasi computer o smartphone connesso a internet attraverso un nome utente e una password.
Al suo interno si possono raccogliere documenti digitalizzati o originali informatici di qualsiasi tipo che possono, all’occorrenza, essere anche condivisi con altri utenti.
Esempi di Cloud Storage sono Google Drive e Dropbox.
Cloud Computing
Con Cloud Computing si intende invece la possibilità di utilizzare in remoto software installati in altri computer o server.
Molti gestionali funzionano in questo modo, con un’interfaccia “scaricata” nel proprio computer o accessibile via internet e il programma vero e proprio che “gira” altrove.
In questo modo il computer personale non viene appesantito da tutti i dati necessari al funzionamento del software nella sua totalità.
VANTAGGI DEL CLOUD E DELLA DEMATERIALIZZAZIONE
L’utilizzo dei servizi in Cloud è uno dei pilastri della dematerializzazione, ovvero il passaggio da supporti cartacei/fisici al digitale. Il Processo Telematico è un esempio di dematerializzazione.
La dematerializzazione non è un fenomeno limitato solo agli strumenti e alle procedure, ma prevede un cambio nella mentalità con cui si affronta l’organizzazione del proprio lavoro, poiché il digitale permette di operare in luoghi, tempi e modi non accessibili con le modalità tradizionali.
I vantaggi di questa evoluzione sono molteplici:
– ACCESSIBILITÀ: i file, i dati e le informazioni digitalizzate e conservate in cloud sono disponibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Questo significa che si può lavorare anche da casa o in orari diversi da quelli “da ufficio”.
– CONDIVISIONE: l’accesso ai documenti può essere concesso facilmente ad altri utenti, che possono anche modificare le informazioni contenute. Non è necessario stampare e spedire i documenti, e nemmeno inviarli via mai: ognuno può lavorare su un unico file condiviso.
Questo permette di velocizzare moltissimo alcuni processi.
– RISPARMIO DI TEMPO: la comunicazione fra i soggetti è velocizzata e facilitata. Tutti sono aggiornati in modo immediato, preciso e costante. Tutti sanno cosa devono fare e quando. È facile tenere traccia dei processi. I tempi morti e i rallentamenti sono ridotti e la produttività aumenta.
Con l’uso della firma elettronica anche le decisioni e le comunicazioni ufficiali sono velocizzate.
– REPERIBILITÀ: la digitalizzazione dei documenti permette di trovare specifiche informazioni molto più rapidamente di a un archivio cartaceo. Questo è possibile grazie all’uso di parole chiavi che, inserite in un sistema di ricerca, permettono di scovare rapidamente i documenti di interesse.
– STORICITÀ: i grandi spazi di archiviazione consentono di conservare moltissimi documenti. Non si può più perdere traccia di eventi, comunicazioni e decisioni prese in passato.
– TUTELA: la funzione di back up (copia di sicurezza dei file) permette di recuperare sempre i propri file.
– RIDUZIONE DEI COSTI: si usa meno carta, quindi l’archiviazione fisica dei documenti cartacei è ridotta. Anche gli spostamenti di documenti e persone sono minimi.
– BIG DATA: la dematerializzazione dei documenti e l’archiviazione in digitale permettono di raccogliere, ordinare e analizzare un’enorme mole di dati utili ad analizzare i processi interni, a profilare i clienti, a individuare e correggere falle e, in conclusione, a individuare quali comportamenti o strumenti debbano essere migliorati per massimizzare i risultati.
RISCHI DEI SERVIZI IN CLOUD E MISURE DI SICUREZZA
Come tutti gli strumenti, anche i servizi in Cloud presentano dei rischi.
Per affrontarli, basta però agire nello stesso modo in cui si affrontano i rischi connessi all’uso di altri strumenti informatici ai quali siamo già abituati e che sono essi stessi servizi in cloud.
Qualche esempio? Le piattaforme per il Processo Telematico o la fatturazione elettronica, come Service1, alle agende e ai calendari digitali, alle caselle email, alle app di messaggistica, alle banche dati online e o altri gestionali.
A differenza di ciò che si potrebbe pensare, difendere i documenti digitali da accessi non autorizzati o da usi impropri è molto più economico e semplice di quanto sia difendere da incidenti, furti o manomissioni i documenti su carta o altri supporti fisici (usb, hard disk, ecc.).
Senza scendere in discorsi troppo tecnici, le buone abitudini da seguire per tutelare i propri documenti in cloud sono:
– affidarsi ad un buon fornitore di servizi cloud,
-scegliere una password valida (qui trovi un articolo su come creare una buona password),
– cambiare periodicamente la password di accesso,
– gestire con attenzione i ruoli degli utenti che possono accedervi e scegliere con cautela le loro autorizzazioni,
– fare un back-up periodico in locale (per esempio su un hard disk esterno o su un server proprio).
L’INCOGNITA DELLA PRIVACY
Uno dei motivi principali per i quali i servizi in cloud non sono ancora particolarmente popolari tra gli avvocati è la privacy.
Molti si chiedono infatti quanto i servizi in cloud siano in grado di tutelare le informazioni personali e sensibili dei clienti.
Dove vanno a finire i dati e le informazioni una volta caricate?
Il server del servizio a chi appartiene? È soggetto alle regole dell’Unione Europea oppure no?
I dati salvati vengono condivisi con altre aziende? Se sì, chi sono e che uso ne fanno?
Quali protezioni da attacchi informatici sono presenti?
Per limitare al massimo i rischi è importante valutare i servizi in cloud partendo da alcuni criteri.
Un buon servizio cloud:
– è adeguato alla normativa GDPR,
– indica chiaramente dove si trovino i suoi server,
– indica se si appoggia a server propri o a server esterni (potrebbe succedere che un servizio cloud si appoggi in realtà a Google Drive o Dropbox).
Il passaggio al cloud e alla dematerializzazione è rivoluzionario ma non deve e non può avvenire dal giorno alla notte.
È importante fare un passo alla volta, individuando innanzitutto ciò di cui si ha bisogno, quali obiettivi si vuole raggiungere e implementando poi piano piano gli strumenti necessari.
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