A partire dal 2025, entrerà in vigore una nuova normativa che rivoluzionerà il trattamento fiscale delle spese di viaggio per i dipendenti, rendendo obbligatorio l’uso di metodi di pagamento tracciabili. Questa misura, inclusa nella Legge di Bilancio, ha lo scopo di migliorare la trasparenza fiscale e prevenire l’evasione, imponendo alle aziende di adeguarsi a nuove modalità di rimborso per le trasferte.
Pagamenti Tracciabili: Una Rivoluzione Fiscale
Il cambiamento principale riguarda l’obbligo di utilizzare carte di credito, carte di debito, carte prepagate o bonifici bancari per tutti i rimborsi relativi alle spese di viaggio, comprese quelle per vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Il governo intende garantire che tutte le transazioni siano tracciabili e documentate, al fine di migliorare il controllo fiscale e limitare il rischio di irregolarità.
Le spese sostenute con metodi non tracciabili, come i pagamenti in contante, non godranno più delle agevolazioni fiscali, e dovranno essere giustificate con adeguata documentazione per poter essere rimborsate. Rientrano tra i metodi tracciabili anche i pagamenti effettuati tramite app di pagamento su smartphone, a condizione che siano verificabili tramite codice Iban o numero di cellulare.
Rimborsi per trasferte locali e fuori comune
La normativa distingue tra le trasferte effettuate all’interno dello stesso comune e quelle fuori dal comune di residenza. Per le trasferte locali, i rimborsi per le spese di viaggio saranno soggetti a tassazione, ad eccezione di quelli che risultano documentati e pagati tramite strumenti tracciabili. Diversamente, le trasferte fuori dal comune non concorreranno a formare il reddito, purché il pagamento avvenga con modalità tracciabili.
In entrambi i casi, l’introduzione della tracciabilità delle spese mira a semplificare la gestione fiscale e a garantire che le richieste di rimborso siano sempre trasparenti e verificabili.
Un nuovo scenario per le aziende
Le aziende dovranno rivedere le proprie policy relative alle trasferte e ai rimborsi spese, adeguandosi alle nuove regole sulla tracciabilità. Questo comporterà l’introduzione di nuove modalità di pagamento per i dipendenti in trasferta e l’obbligo di documentare ogni spesa effettuata.
La misura avrà un impatto significativo, in quanto le aziende dovranno garantire che tutti i pagamenti siano effettuati tramite metodi tracciabili, come carte di credito, carte prepagate o app di pagamento, evitando così la possibilità di rimborsi non conformi. In particolare, le società dovranno gestire i rimborsi per i trasporti pubblici e le spese per i pedaggi autostradali, che dovranno essere pagati con sistemi verificabili, come il Telepass.
Un periodo di transizione
Per evitare disagi alle imprese, si prevede un periodo di transizione prima dell’entrata in vigore definitiva delle nuove disposizioni. Questo darà il tempo necessario per le aziende di adattarsi alla nuova normativa e modificare le proprie procedure interne, al fine di conformarsi alle nuove regole fiscali.
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