Complici gli effetti di COVID-19, la digitalizzazione negli studi legali si è fatta intensa e veloce, forse più di quando gli avvocati fossero pronti ad affrontare, come dimostrano le opinioni contrastanti sulle disposizioni prese dal Governo in materia di giustizia.
La tecnologia applicata all’avvocatura non si limita però solamente ai depositi telematici e alle udienze da remoto. Riguarda anche l’organizzazione del lavoro, smart working in primis, e il marketing legale.
Prima di capire quale sarà l’eredità lasciata da questa quarantena è bene comprendere a che punto è la digitalizzazione negli studi legali.
DIGITALIZZAZIONE: LA GRANDEZZA DELLO STUDIO LEGALE FA LA DIFFERENZA
La possibilità per uno studio legale di poter sfruttare i vantaggi delle tecnologie dipende dal budget a disposizione: più è elevato e più sarà possibile investire in strumenti e competenze.
Fortunatamente, uno dei lati positivi della digitalizzazione è che si tratta di un processo che può essere affrontato a tappe e modulato in base alle proprie risorse e alle esigenze.
La grandezza dello studio legale è dunque un parametro che può fare la differenza.
Nel report prodotto dall’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano (maggio 2020), gli studi legali vengono categorizzati in:
- – micro studi (< 3 professionisti)
- – piccoli studi (fino a 10)
- – studi medi (fino a 30)
- – grandi studi (> 30)
Il report mostra come le diverse categorie abbiano preferenze diverse in fatto di digitalizzazione.
Tra le tecnologie considerate nel report sono:
CRM (customer relationship management): sono sistemi che permettono di gestire i profili di clienti già acquisiti o potenziali. Permettono di raccogliere informazioni, profilare e decidere quali azioni compiere in base alle caratteristiche del singolo.
Document Management System (“sistema di gestione dei documenti”): strumenti che permettono di organizzare i documenti digitalizzati o nativi digitali e di crearne altri anche in forma collaborativa.
Workflow (“flusso di lavoro”): pratiche e strumenti che consentono di snellire l’operatività, facilitare alcune operazioni o la comunicazione fra soggetti, eliminare blocchi e ostacoli all’efficienza.
Intranet: è la rete che collega i computer interni allo studio, non collegata a Internet. Permette lo scambio di informazioni tra i vari apparecchi e l’accesso di tutti i presenti ai database aziendali.
Extranet: è un’estensione della rete Intranet alla quale possono limitatamente accedere, tramite autentificazione, anche utenti esterni.
Data Warehouse: si tratta di database in cui si raccolgono dati sulla propria attività provenienti da fonti diverse. Quando è necessari prendere una decisione, si può attingere a questo magazzino per svolgere un’analisi e giungere alla giusta conclusione.
Piattaforme E-Learning: l’insieme di strumenti informatici che permettono di portare avanti programmi educativi.
Sito web: la vetrina dello studio sul web, il biglietto da visita attraverso il quale farsi conoscere, la porta di ingresso digitale con cui agganciare gli utenti e convertirli in clienti.
Forum/Wiki/Blog/Chat: strumenti che consentono di rafforzare la relazione con l’utente/potenziale cliente attraverso la condivisione di contenuti utili o l’assistenza.
Archivi organizzativi: archivi di dati e documenti.
Il report del Politecnico di Milano si basa su un campione di 3.300 studi e indica le seguenti preferenze in base alla dimensione degli studi:
– la tecnologia più utilizzata nei micro studi sono gli archivi (57 sul totale),
– i piccoli studi fanno un buon uso della rete Intranet (55), di archivi (52) ma anche del sito web (45),
– gli studi medi utilizzano il sito (68), Intranet (65), gli archivi (57) e il document management (46),
– i grandi studi sfruttano tutte le tecnologie in modo più omogeneo, ma dimostrano un particolare interesse verso il sito (88), gli archivi (84), Intranet (69) e il document management (50).
Considerando la spinta alla remotizzazione dei processi in tutti i settori della giustizia e la possibilità di una seconda ondata di contagi da Coronavirus, il prossimo autunno si prospetta interessante e impegnativo per gli avvocati.
La digitalizzazione negli studi legali è ormai un dato di fatto.
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