Commercialisti e conservazione documentale: nessun obbligo dopo la riconsegna

Una volta terminato l’incarico e consegnata la documentazione al cliente, il commercialista non è obbligato a conservarne copia. Lo ha ribadito il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC) con il Pronto Ordini n. 90/2024 del 21 gennaio, rispondendo a un quesito dell’Ordine di Palermo.

Le responsabilità dell’imprenditore

Secondo l’ordinamento professionale, non esiste alcuna norma che imponga al commercialista l’obbligo di custodire scritture contabili e documenti fiscali oltre il tempo necessario all’espletamento dell’incarico. L’articolo 2214 del Codice Civile stabilisce infatti che è l’imprenditore a dover conservare libri e scritture contabili, mentre l’articolo 2220 impone la loro conservazione per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Tuttavia, molti clienti tendono a delegare implicitamente tale obbligo ai consulenti, dimenticando di essere i primi responsabili della custodia. Quando sorgono richieste di esibizione documentale, ad esempio in caso di accertamenti fiscali o procedimenti giudiziari, non è raro che l’imprenditore tenti di addossare la responsabilità al commercialista, accusandolo di una cattiva gestione della documentazione.

Il chiarimento del CNDCEC

Il Pronto Ordini del CNDCEC ha specificato che, una volta riconsegnati i documenti e ottenuta una formale dichiarazione di ricezione da parte del cliente, il professionista è sollevato da qualsiasi obbligo di conservazione, anche in formato digitale. Da quel momento, ogni responsabilità ricade esclusivamente sull’imprenditore, che dovrà garantire la tenuta e l’archiviazione delle scritture contabili per il periodo previsto dalla legge.

Nessun obbligo oltre la riconsegna

Il chiarimento assume particolare rilevanza nei contenziosi tra commercialisti e clienti, evitando richieste di risarcimento per la perdita di documenti. Inoltre, rafforza il principio secondo cui il contratto di deposito, disciplinato dall’articolo 1766 del Codice Civile, ha termine con la restituzione del materiale al legittimo proprietario.

La conservazione della documentazione contabile è quindi una responsabilità che non può essere trasferita automaticamente al consulente. Un principio che il CNDCEC ha voluto ribadire per evitare equivoci e potenziali conflitti tra professionisti e imprenditori.

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