Categoria: Avvocato

Ogni avvocato è tenuto a conservare digitalmente a norma di legge i documenti informatici. 
Prima di capire in cosa consista la conservazione digitale, è bene definire cosa sia un documento informatico.

Cosa si intende per documento informatico?

Il Documento Informatico è la “rappresentanza informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Possiamo classificare tra i documenti informatici le ricevute PEC, le fatture elettroniche, le diffide stragiudiziali, le lettere monitorie, le scritture private, ma anche qualsiasi altro documento di cui si voglia mantenere il valore legale, civile o fiscale nel tempo.

Perché bisogna conservare digitalmente?

L’obiettivo della conservazione digitale è quella di garantire nel tempo i seguenti attributi del documento:
– AUTENTICITÀ,
– INTEGRITÀ,
– AFFIDABILITÀ,
– LEGGIBILITÀ,
– REPERIBILITÀ.

*Riferimenti normativi:
L’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritto e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. (Codice Amministrazione Digitale dl 85/2005 Art. 20 comma 1 bis)

L’avvocato è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi dal dominio giustizia. ( DM 44/11 art.20)

Ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art.71 ( DL 82/2005 Art. 43)

I documenti informatici, possono essere archiviati per le esigenze correnti con modalità cartacea e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dall’art.71 ( DL 82/2005 Art. 43)

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Il 30 novembre 2017 è stato sottoscritto un Protocollo d’intesa tra il Garante nazionale dei diritti delle persone detenute o private della libertà personale ed il Consiglio nazionale forense.

Una reciproca collaborazione volta a promuovere ed incentivare, anche per il tramite delle fondazioni del Consiglio, degli Ordini territoriali degli avvocati e dei Garanti regionali o locali, l’iniziativa sullo stato della detenzione in Italia e la formazione su temi dell’esecuzione della pena. Tra gli obiettivi principali: la formazione all’interno dell’avvocatura sul valore del diritto penitenziario, la sensibilizzazione della società civile, e la conoscenza della “Carta nazionale dei diritti della persona detenuta o della persona privata della libertà personale”, supporto legale per il Garante.

Leggi l’articolo completo qui

Fonte: www.consiglionazionaleforense.it

In particolare va conservata la “ricevuta di consegna completa”.

Per definizione di normativa “il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. E’ errato considerare il solo PDF come un documento digitale giuridicamente rilevante.

L’attuale definizione di documento informatico, adottata anche nel Codice dell’Amministrazione Digitale, spiega che ogni atto è informatico e per tale ragione anche una e-mail, una PEC, sono da considerarsi documenti informatico a tutti gli effetti.

Per identificare, pienamente un documento come informatico, occorre dapprima garantirne il rispetto delle caratteristiche di paternità, di autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità, caratteristiche tali da garantire nel tempo valore legale al documento stesso, e ciò può essere assicurato solo solo ed esclusivamente attraverso un processo di conservazione a norma di legge.

L’affermazione quindi, che, qualsiasi documento purché correttamente prodotto va conservato, implica, ad oggi, che la Posta Elettronica Certificata (PEC), in quanto documento di natura informatica, va conservata per un tempo prestabilito dalla legge.

Cosa occorre conservare delle PEC spedite? Semplicemente la “ricevuta di consegna completa” in quanto contiene tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml.

Il proprietario del documento informatico, è il soggetto che ha formato il documento.

1. Redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software (es: documento creato dall’avvocato e convertito in pdf). In questa caso il proprietario è l’avvocato in quando crea il documento in pdf.
2. Acquisizione di un documento informatico per via telematica o supporto informatico (es: in caso di ordinanza o sentenza il proprietario è “il giudice” perché è lui che ha formato il documento)
3. Acquisizione della copia per immagini su supporto informatico di un documento analogico (es: documento acquisito tramite scansione)