Hotel e B&B, stop alla conservazione delle copie dei documenti degli ospiti

Alberghi, B&B e affittacamere non potranno più trattenere copie dei documenti d’identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario alla registrazione prevista dalla legge. A ribadirlo è il Garante per la protezione dei dati personali con una recente nota di chiarimento, intervenuta sul tema della gestione dei dati raccolti durante le procedure di check-in.

La questione riguarda gli obblighi imposti alle strutture ricettive dall’articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, che prevede l’identificazione degli alloggiati e la trasmissione delle relative generalità alle autorità di pubblica sicurezza attraverso il portale “Alloggiati Web”.

Secondo il Garante, una volta completata la comunicazione dei dati e ottenuta la ricevuta che attesta il corretto invio delle informazioni, eventuali copie cartacee o digitali dei documenti utilizzati per il check-in devono essere immediatamente cancellate o distrutte. La normativa, infatti, non autorizza la conservazione prolungata di tali documenti e i decreti ministeriali in materia impongono espressamente l’eliminazione dei dati non più necessari.

L’unico elemento che le strutture sono tenute a conservare per cinque anni è la ricevuta di avvenuta trasmissione dei dati alle autorità, utile a dimostrare l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa di pubblica sicurezza.

Particolare attenzione viene riservata anche alle modalità operative adottate durante la registrazione degli ospiti. L’Autorità richiama infatti le strutture a evitare pratiche considerate non conformi alla disciplina sulla protezione dei dati personali, come la fotografia dei documenti tramite smartphone o la condivisione attraverso applicazioni di messaggistica istantanea.

Il Garante invita inoltre i gestori delle strutture ricettive a formare adeguatamente il personale, informare con chiarezza i clienti sul trattamento dei loro dati e vincolare eventuali fornitori esterni al rispetto delle stesse prescrizioni.

L’obiettivo delle nuove indicazioni è anche quello di ridurre i rischi legati alla sicurezza informatica. La conservazione indiscriminata di copie di documenti d’identità, infatti, può trasformarsi in un elemento particolarmente critico in caso di violazioni dei sistemi informatici, esponendo gli ospiti a possibili furti d’identità, frodi e utilizzi illeciti dei dati personali.

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