Meno carte, più dati: la Pa accelera sul principio once only

La Pubblica amministrazione non potrà più chiedere due volte le stesse informazioni. Con l’ultimo decreto collegato al Pnrr, il principio dell’“once only” entra in una fase operativa più stringente: i dati forniti una volta da cittadini e imprese diventano patrimonio condiviso del sistema pubblico, destinato a circolare digitalmente tra gli enti che ne hanno titolo.

Il meccanismo è semplice nella sua logica, ma impegnativo nella realizzazione. Le amministrazioni dovranno acquisire le informazioni necessarie ai procedimenti esclusivamente attraverso canali telematici interni, evitando duplicazioni, modulistica ripetitiva e richieste ridondanti. Il fulcro di questo scambio è la Piattaforma digitale nazionale dati, che diventa l’infrastruttura obbligata per la cooperazione informativa tra uffici.

Il decreto rafforza un principio che non nasce oggi. Già da decenni l’ordinamento impone alle amministrazioni di acquisire d’ufficio ciò che è già in loro possesso. La differenza è che, mentre in passato il riferimento era ai documenti cartacei, oggi il sistema ruota intorno a dati strutturati, interoperabili e riutilizzabili in tempo reale. È un cambio di paradigma che sposta l’attenzione dalla singola pratica al patrimonio informativo pubblico nel suo complesso.

Il nuovo assetto non riguarda solo l’efficienza amministrativa. Al centro c’è anche il delicato equilibrio con la tutela della riservatezza. La norma chiarisce che lo scambio diretto di dati tra enti pubblici, gestori di servizi e società a controllo pubblico risponde a un interesse pubblico qualificato. Questo consente il trattamento anche di informazioni particolarmente sensibili, ma solo entro confini rigorosi e con adeguate misure di sicurezza.

Proprio per evitare derive, il legislatore ha rafforzato il sistema dei controlli. Gli accessi alla piattaforma non sono liberi né discrezionali: ogni consultazione deve essere tracciata, verificabile e riconducibile a finalità istituzionali. Su questo fronte assume un ruolo centrale AgID, chiamata a vigilare sull’alimentazione della piattaforma, sul corretto utilizzo dei servizi digitali e sul rispetto delle regole tecniche da parte delle amministrazioni.

La risposta ai bisogni informativi dovrà essere immediata e automatica. Gli uffici che interrogano le banche dati pubbliche non dovranno più giustificare ogni richiesta, perché la legittimazione è presunta nell’esercizio delle funzioni istituzionali. Questo incide direttamente sui tempi dei procedimenti, riducendo passaggi intermedi e colli di bottiglia burocratici. Resta però ferma la possibilità di controlli successivi sulla legittimità degli accessi, affidati sia all’AgID sia all’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Il decreto interviene anche sul fronte della responsabilità dirigenziale. Non alimentare la piattaforma, ritardare l’abilitazione dei servizi o continuare a chiedere dati già disponibili non è più una semplice inefficienza organizzativa. Le conseguenze si riflettono sulla retribuzione di risultato dei dirigenti e possono arrivare a sanzioni pecuniarie, con verifiche periodiche affidate all’Agenzia per l’Italia digitale.

In questo quadro si inserisce anche l’evoluzione dei portafogli digitali, destinati a diventare uno strumento complementare per la gestione e la condivisione dei documenti personali in formato elettronico. La direzione è chiara: costruire un ecosistema in cui le informazioni circolano all’interno della Pubblica amministrazione, senza gravare su cittadini e imprese e senza sacrificare la sicurezza dei dati.

Il principio dell’unicità dell’invio, dunque, smette di essere una formula astratta e si trasforma in un obbligo concreto. La sfida ora non è più normativa, ma organizzativa e culturale: far funzionare davvero la circolarità dei dati significa ripensare processi, responsabilità e controlli in una Pubblica amministrazione che, finalmente, dovrebbe chiedere meno e sapere di più.

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