Gestione del tempo, tabella di marcia: chiamalo come vuoi, ma il time management è la soluzione migliore per conciliare vita privata e lavoro. Ogni cosa ha il suo tempo, certo, ma la pianificazione della propria attività non può prescindere dal time management.
Vediamo insieme come ottimizzare il proprio tempo partendo dalla pianificazione quotidiana del lavoro.
Pianificare al meglio le proprie attività
Il Time Management riguarda tutte le strategie che servono a pianificare nel modo migliore il tempo per eseguire delle attività – legate o meno alla propria professione.
Per alcuni la gestione del tempo è una passeggiata. Per altri, invece, è un ostacolo insuperabile. Niente paura: esistono delle strategie finalizzate al miglioramento dall’amministrazione del proprio tempo.
Time management inconsapevole
Hai mai utilizzato dei promemoria sul cellulare per ricordare che alle 17 hai un appuntamento nel tuo studio legale? Anche se non te ne accorgi, pratichi spessissimo il time management! Anche quando scrivi che il giorno X alle ore Y hai un’udienza importantissima. Forse hai anche attaccato un post-it nella tua agenda che ti ricorda di studiare alla perfezione le ultime pronunce della Cassazione, per difendere al meglio il tuo assistito.
Ogni mattina la sveglia suona alle 7 e raggiungi lo Studio alle 9. Prepari nella tua 24 ore tutti i fascicoli delle cause del giorno. Magari anticipi la partenza da casa di 15 minuti per fare colazione con un collega al bar. Durante la pausa pranzo andrai a mangiare sushi con i soci dello studio, mentre nel pomeriggio dedicherai la tua ora libera alla preparazione degli atti giudiziari da inoltrare telematicamente.
Ma non è finita qui: alla sera studierai i documenti, ma solo dopo aver mangiato di fretta un boccone e magari aver finito di guardare l’ultima puntata della tua serie tv preferita. Anche se sarai talmente stanco che i tuoi occhi si chiuderanno dalla stanchezza, hai comunque programmato un caffè per cercare di non sprecare il tempo.
Prima di andare a dormire, programmerai la sveglia sul telefono sempre alle 7 del mattino. Tutto questo è pure time management!
Organizzare il proprio tempo: fondamentale per qualsiasi lavoro
Il time management potrebbe rivelarsi fondamentale in alcuni casi, soprattutto se parliamo di lavoro. Parecchi esperti del settore propongono delle tecniche di gestione del tempo, per migliorare la produttività della persona.
Vorresti destreggiarti meglio fra appuntamenti e doveri per risparmiare tempo e magari dedicarti ad altre attività? Al posto di perderti nello studio delle ultime sentenze per riuscire a trovare tutte le informazioni utili per il tuo caso, potresti dedicarti ad un cliente importante, la cui vittoria rappresenterebbe un grosso valore aggiunto per il tuo Studio.
Questo esempio semplice è utile per farti capire lo scopo della gestione del tempo. Il time management dovrebbe avere ripercussioni positive sulla tua carriera, sul nome dello Studio e sui guadagni.
Tutti vogliono lavorare in uno Studio importante
Il livello più semplice di time management è quello che prevede l’utilizzo di app, agende e device, mentre quello più complesso consente di pianificare l’attività nel medio – lungo periodo. Ci si basa sugli obiettivi da raggiungere, sulle priorità, sulle strategie e sugli strumenti da adottare per ottimizzare il proprio lavoro.
In ambito legale, il time management ha molta importanza in virtù delle tempistiche processuali degli avvocati. Spesso, un professionista finisce per diventare succube dei tempi eccessivamente lunghi prima della pronuncia definitiva della causa.
Nel frattempo, accumula lavoro, assiste altri clienti e cerca di utilizzare il tempo per migliorare i guadagni, ma soprattutto sé stesso. Uno studio legale che funziona non è soltanto proficuo per il professionista, ma gioverà anche alla carriera di chiunque avrà l’opportunità di collaborarci.
Dunque, uno studio legale rinomato attira anche i migliori futuri avvocati e clienti importanti! Il lavoro non sarà una semplice professione, ma una continua avventura di cui sarà difficile stancarsi.
Varie tecniche di time management
Ad oggi esistono tantissime tecniche di time management. Basta cercare online per scoprire le strategie di gestione del tempo. Di solito i coach insegnano le proprie tecniche tenendo sempre conto delle necessità delle persone.
Le tecniche degli esperti variano sulla base di alcuni fattori:
- capacità di amministrazione del tempo;
- raggiungimento degli obiettivi;
- tipo di attività;
- risorse di cui si dispone.
Non esiste un modello universale di time management, dipende dagli scopi: alcuni lo utilizzano per migliorare la concentrazione, altri per riuscire a memorizzare tanti concetti in un tempo breve, altri ancora per trovare velocemente le soluzioni migliori.
Pomodoro technique
Una delle tecniche maggiormente gettonate è sempre quella del pomodoro. Di solito questa tecnica viene utilizzare per studiare, a livello scolastico/accademico (ma anche in campo lavorativo).
È un metodo di gestione del tempo ideato da uno sviluppatore di software e imprenditore italiano. Il nome deriva dai timer a forma di pomodoro che si utilizzano in cucina per sorvegliare i tempi di cottura.
La tecnica prevede:
- la scelta di un’attività da portare a termine, magari una noiosa, che si tende a rimandare;
- impostare il timer a 25 minuti;
- eliminare ogni distrazione e concentrarsi sull’attività fino al suono del timer;
- prendersi una pausa di 5 minuti;
- dopo 4 “pomodori”, le pause si devono allungare di 15-30 minuti.
Altri metodi utili
Un’altra tecnica è quella di dedicare 5 minuti al mattino per organizzare tutto il lavoro da svolgere durante la giornata. In molti, però, preferiscono svolgere questa attività alla sera, prima di andare a dormire. Sempre secondo alcuni, questo aiuta a conciliare il sonno. La pianificazione della giornata viene fatta sull’agenda, mentre segniamo gli appuntamenti più importanti.
Un’altra tecnica ancora è l’applicazione dei principi di Pareto (regola dell’80/20) ai compiti da svolgere in un determinato arco temporale. In questo modo si riesce a prediligere impegni che richiedono molto tempo, ma che permettono di ottenere maggior produttività. È un metodo difficile da utilizzare, poiché spesso riteniamo importante un’attività che potrebbe essere poco utile.
Il metodo Eisenhower, invece, prevede prima lo svolgimento delle attività più importanti e urgenti e poi lo svolgimento di attività altrettanto importanti ma meno urgenti. Anche qui incontriamo le stesse difficoltà del metodo precedente. Per questo motivo è sempre necessario uno sforzo in più e l’analisi obiettiva delle priorità.
Gestire il “tempo legale”
L’avvocato che desidera gestire nel modo migliore il proprio tempo può fare affidamento alle tecniche che abbiamo appena visto.
Per esempio: ti trovi nel bel mezzo dello studio di una causa difficilissima? Pomodoro technique. Ti prende il panico perché non sai da dove cominciare? Utilizza 5 minuti prima di andare a dormire per pianificare la giornata. Troppi impegni? Svolgi la sera prima quelli più impegnativi ma che generano maggior profitto.
Ma come fare se tutti i lavori sembrano prioritari? Osservati dall’esterno per valutare le tue attività. Fai finta di essere un’altra persona che ti osserva e che individua le cose più importanti che dovresti svolgere.
Delega e collaborazione
Oltre a stabilire obiettivi e priorità dovrai servirti della delega e della collaborazione. Una parte del tuo lavoro, infatti, potrebbe essere affidato a collaboratori o assistenti.
Tanti professionisti, come commercialisti, amministratori e manager utilizzano la delega per ottimizzare il proprio tempo. L’importante è rivolgersi a persone fidate e in gamba!
E tu, che esperienza hai con il time management? Hai già trovato la soluzione ideale per gestire il tuo tempo? Faccelo sapere nei commenti!
——————————–
LEGGI ANCHE:
Titolare d’impresa e antiriciclaggio: comunicazione obbligatoria con firma digitale
