Trasferte, nuove regole sui rimborsi: obbligo di tracciabilità e rifusione sempre garantita

Dal 1° gennaio 2025 cambiano le regole per i rimborsi spese di trasferta. La nuova normativa introdotta dalla legge di Bilancio impone l’obbligo di tracciabilità per tutte le spese sostenute dai dipendenti fuori sede, rendendo necessario verificare, già nella fase di gestione e rimborso, che i pagamenti siano stati effettuati con mezzi tracciabili. Per agevolare i controlli e prevenire criticità, molte aziende stanno valutando di dotare i propri collaboratori di carte di credito aziendali.

Definizione e obblighi
La trasferta è definita come uno spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede abituale a un altro luogo di lavoro. Il lavoratore è obbligato a svolgerla su disposizione unilaterale del datore e ha diritto al rimborso delle spese sostenute, come previsto dalla contrattazione collettiva. È esclusa la possibilità per il datore di lavoro di rifiutare il rimborso, pena il rischio di procedura disciplinare.

Modalità di rimborso
In base alle disposizioni contrattuali, i rimborsi possono avvenire tramite pagamento di un’indennità di trasferta e/o il rimborso delle spese effettive di vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Le somme rimborsate saranno comunque soggette a tassazione e contributi, salvo nel caso di opzioni di miglior favore che prevedano il cosiddetto “lordizzazione” degli importi, cioè il calcolo del rimborso comprensivo del peso fiscale e contributivo per neutralizzare l’effetto sul netto in busta paga.

Nota spese e documentazione
Il documento ufficiale per richiedere il rimborso resta la nota spese, che dovrà essere compilata e sottoscritta dal dipendente, indicando data, motivo della trasferta, chilometri percorsi, importi richiesti e allegando i giustificativi delle spese e i relativi pagamenti tracciati. Dal 2025 la nota spese dovrà essere conservata dal datore di lavoro come documento giustificativo del rimborso erogato.

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