Non ci sono dubbi: le mail sono uno strumento utile per la comunicazione. Tuttavia, potrebbero assorbire molto tempo, se gestite in maniera disorganizzata. Potrebbero, infatti, farti perdere traccia di progetti importanti che devono essere affrontati in maniera urgente.
Individua la strategia migliore
Se usate in maniera appropriata, le mail rappresentano uno strumento di comunicazione veloce e utile. Ma esiste il rischio di restare sopraffatti dalla grande quantità di posta elettronica che si riceve e alla quale si deve rispondere.
Una scrupolosa gestione delle mail potrebbe semplificare di gran lunga il tuo lavoro. Per questo è necessario individuare un’opportuna strategia per gestire le mail in maniera produttiva.
La gestione corretta delle mail ti fa risparmiare tempo e allontanare lo stress. Una casella di posta organizzata male, invece, alimenta alcuni timori personali, come non essere abbastanza veloce o non rispondere a problemi importanti.
Quando controllare le mail
La posta elettronica deve essere organizzata in modo tale da semplificare tutto il lavoro, senza sprofondare nella confusione.
Ci sono alcune strategie che potrebbero migliorare la gestione delle mail. Una di questa è controllare la casella di posta in momenti prestabiliti della giornata, come prima della pausa pranzo o a fine giornata.
Al mattino si è più concentrati, infatti il nostro cervello è fresco e riposato. Questo picco di efficienza dura per 2 o 3 ore al massimo – anche se la maggior parte delle persone non supera 1 ora e 30 minuti. Non è esattamente consigliato, quindi, aprire la casella di posta di primo mattino. Impiegare 30 o 45 minuti per rispondere alle mail significa ridurre moltissimo la nostra concentrazione, sino al 30%.
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Cosa “inquina” il nostro cervello
La casella postale, poi, alimenta continuamente preoccupazioni, rabbia e paure che “inquinano” il nostro cervello, alterandone le prestazioni. Forse sarebbe meglio utilizzare le prime due ore della giornata per lavorare sulle attività che hanno maggior priorità. Potresti rispondere alle mail dopo un lungo periodo di lavoro, o nel momento della giornata dove energia e creatività sono al minimo.
Potresti essere preoccupato che colleghi o clienti si infastidiscano se non rispondi velocemente alle mail. Se così fosse, basterà spiegare con tranquillità che hai cominciato a controllare la tua casella di posta soltanto in determinati orari, e che per le urgenze possono chiamarti o scriverti su WhatsApp.
La regola dei due minuti
Utilizza la regola dei due minuti: se pensi che una mail richieda meno di due minuti per la lettura e per una risposta, allora leggila e rispondi subito, anche se non ha la massima priorità.
Se le mail richiedono un tempo superiore ai due minuti, pianifica il compito sul tuo calendario. La maggior parte dei programmi di posta elettronica ti permette di contrassegnare o di evidenziare i messaggi che richiedono una risposta. Utilizza questa funzione tutte le volte che puoi.
Guarda nella tua casella di posta elettronica: quante mail ci sono? Quante sono veramente utili? Spesso ci sono tantissimi messaggi che non vengono cancellati. Forse è ora di cominciare a farlo!
Alcune raccomandazioni
- Presta attenzione prima di aderire alle newsletter, con lo scopo di restare informati sulle novità o sulle offerte. Alcune ti permetteranno sicuramente di ottenere le informazioni necessarie – ma la maggior parte delle volte si riceveranno messaggi inutili;
- Isola la casella di posta, eliminando la modalità continua: infatti, sapere che è arrivato un nuovo messaggio potrebbe farti accumulare stress. Il segnale acustico che arriva quando si riceve una mail fa scattare nella mente un’immensità di scenari. Chi sarà? Il capo, un cliente o un collega? Ovviamente i pensieri non si fermeranno, fino a quanto non avrai controllato la nuova mail;
- Imposta il tuo software di posta elettronica affinché tu riceva i messaggi soltanto in alcuni orari. Se il software non ti consente di attivare questa opzione, disattiva le notifiche sonore e visive.
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