Nuove Linee guida Agid su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Recentemente, si pubblica un documento tecnico che illustra come applicare ai documenti contabili e fiscali i metadati. Tali informazioni (metadati) racchiudono in sé un insieme di dati e vengono fissati nell’Allegato 5 delle Linee Guida Agid. Queste ultime riguardano la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e sono in vigore il 1° gennaio 2022.
Metadati e nuove Linee Guida Agid: come funzionano e quali sono le specifiche
Tutto inizia con lo studio dell’Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano. Spetta a loro redigere la prima stesura del documento che vedrà poi la condivisione con l’Agenzia per l’Italia Digitale. Alla condivisione e integrazione del documento partecipano anche:
- Agenzia delle Entrate;
- Consiglio nazionale dei dottori commercialisti;
- Assosoftware;
- Anorc;
- Assoconservatori;
- Sogei come supporto tecnico.
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Come anticipavamo, i metadati si configurano come quegli elementi informativi che si associano al documento informatico per favorire:
- Il loro utilizzo;
- La classificazione;
- L’archiviazione;
- Ricercabilità nel tempo.
Era il DPCM del 3 dicembre 2013 a fissare i primi 4 metadati da associare ai documenti fiscali. Ora, con le nuove Linee Guida Agid si giunge a un totale di 14 metadati obbligatori e 4 facoltativi. Inoltre, si introduce anche la possibilità di associare gli stessi al documento anche in un momento successivo alla loro formazione.
Quest’eccezione è valida nel momento in cui:
- Le informazioni sono già incluse nel documento informatico. Ad esempio, il numero e la data della fattura elettronica;
- Alcuni metadati non possono essere presenti se non in una fase successiva alla formazione del documento informatico. Questo a causa di vincoli e specificità del processo di veicolazione che prevede logiche e tracciati obbligatori. Ad esempio, la Fattura elettronica, per i quali l’associazione con i metadati può essere effettuata dopo l’invio allo SDI.
Quali sono i 14 metadati obbligatori?
Ora, entriamo nel merito specifico dei 14 metadati obbligatori. Ecco alcune delle principali indicazioni a essi relative:
- Identificativo che si associa in modo univoco e permanente al documento informatico. Ad esempio, quello che rilascia il Sistema di Interscambio per le fatture elettroniche. Inoltre, si deve sempre accompagnare anche dall’impronta (hash) del documento;
- Dati di registrazione – In fase di registrazione di qualsiasi documento fiscale si rilevano almeno due date: la data del documento e la data di registrazione. Qui, si ritiene sufficiente impiegare la sola “data del documento”, che comunque è sempre associata alla data di registrazione.
- Soggetti: consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento a vario titolo – assegnatario, autore, destinatario, mittente, operatore, produttore, ecc.;
- Allegati: indicano il numero di allegati al documento. E, nell’eventualità che il numero di allegati indicati sia maggiore di zero si devono compilare i campi numero allegati e indice allegati;
- Identificativo del formato tra quelli dell’Allegato 2 delle Linee Guida AGID;
- Verifica: indica l’esito del controllo che riscontra se a) il file ha una firma digitale o un sigillo elettronico, b) se è associato o meno ad una marcatura temporale e se, c) nel caso di copia di documento analogico su immagine, esiste l’attestazione di conformità del processo effettuata da un privato, un notaio o un pubblico ufficiale;
- Identificativo del Documento Primario. Ad esempio, la fattura elettronica trasmessa verso lo SDI è il documento primario della ricevuta di consegna che perviene da SDI. Chiaramente, tale metadato non deve valorizzarsi nel documento primario ma solo nell’eventuale documento associato;
- Nome del documento/file: nel caso delle fatture elettroniche si comporrà dal codice paese + identificativo univoco + progressivo univoco del file;
- Versione documento che consente di tracciare nel tempo le diverse versioni che ha assunto il documento informatico;
- Tracciature modifiche documento che traccia la presenza di operazioni di modifica effettuate sul documento e la data in cui esse sono state effettuate.
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