Ogni avvocato è tenuto a conservare digitalmente a norma di legge i documenti informatici.
Prima di capire in cosa consista la conservazione digitale, è bene definire cosa sia un documento informatico.
Cosa si intende per documento informatico?
Il Documento Informatico è la “rappresentanza informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Possiamo classificare tra i documenti informatici le ricevute PEC, le fatture elettroniche, le diffide stragiudiziali, le lettere monitorie, le scritture private, ma anche qualsiasi altro documento di cui si voglia mantenere il valore legale, civile o fiscale nel tempo.
Perché bisogna conservare digitalmente?
L’obiettivo della conservazione digitale è quella di garantire nel tempo i seguenti attributi del documento:
– AUTENTICITÀ,
– INTEGRITÀ,
– AFFIDABILITÀ,
– LEGGIBILITÀ,
– REPERIBILITÀ.
*Riferimenti normativi:
L’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritto e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. (Codice Amministrazione Digitale dl 85/2005 Art. 20 comma 1 bis)
L’avvocato è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi dal dominio giustizia. ( DM 44/11 art.20)
Ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art.71 ( DL 82/2005 Art. 43)
I documenti informatici, possono essere archiviati per le esigenze correnti con modalità cartacea e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dall’art.71 ( DL 82/2005 Art. 43)
Sei interessato a conservare digitalmente i tuoi documenti? La conservazione digitale offerta da Servicematica è certificata AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), scopri di più.
