Il documento c'è ma non si legge: l'obsolescenza che riguarda i professionisti

Supporti dismessi, formati proprietari, certificati scaduti. Il quadro degli obblighi di conservazione fra CAD, Linee guida AgID, deontologia forense e GDPR

C’è una data che vale più dell’anniversario. Non il 23 ottobre 2001, giorno in cui Steve Jobs presentò il primo lettore da cinque gigabyte, ma il 10 maggio 2022, quando Apple comunicò che l’iPod non sarebbe più stato prodotto. Nel mezzo, ventun anni: dal disco rigido nella tasca dei jeans all’iTunes Music Store del 2003 — duecentomila brani a novantanove centesimi l’uno, un milione di download nella prima settimana — fino al progressivo assorbimento nell’iPhone, che dello stesso ecosistema era la naturale evoluzione.

Ventun anni sono un tempo lungo per un prodotto di consumo. Sono un tempo breve, invece, per un fascicolo professionale.

L’obsolescenza non riguarda solo l’hardware

Chi conserva ancora un iPod di prima generazione lo sa: il problema non è quasi mai il dispositivo. È la batteria non più sostituibile, il connettore proprietario che nessun cavo attuale riproduce, il software di sincronizzazione dismesso, la protezione anticopia gestita da server spenti da anni. L’oggetto c’è, i dati sono ancora scritti sul disco, e tuttavia risultano irraggiungibili.

Lo stesso meccanismo, trasferito su un archivio di studio, non produce nostalgia ma responsabilità. Le variabili sono note a chiunque abbia provato ad aprire un documento di dieci anni fa: formati proprietari abbandonati dal produttore, supporti magnetici degradati, chiavette e dischi esterni dimenticati in un cassetto, certificati di firma scaduti, algoritmi di hash superati, cartelle sincronizzate su servizi cloud nel frattempo cessati o riorganizzati. Nessuna di queste circostanze richiede un evento straordinario. È sufficiente il trascorrere del tempo.

Il quadro normativo: conservare non è archiviare

Il legislatore ha preso sul serio la distinzione. Il Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005) non si limita a imporre la custodia dei documenti informatici: richiede che siano conservati in modo da garantirne nel tempo l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e la reperibilità, con preferenza per i formati aperti e non proprietari. Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pienamente operative dal 1° gennaio 2022, descrivono la conservazione come un processo strutturato — con responsabilità individuate, metadati, manuale, verifiche periodiche — e non come una copia di sicurezza fatta ogni tanto.

La differenza fra archiviare e conservare è esattamente questa: la prima operazione mette al riparo dal caso fortuito, la seconda dal tempo.

I due poli fra cui si muove lo studio

Per il professionista il calcolo dell’orizzonte temporale non è immediato, perché due princìpi tirano in direzioni opposte.

Da un lato, la prudenza spinge alla conservazione lunga: l’art. 33, comma 3, del codice deontologico forense riconosce all’avvocato la facoltà di estrarre e conservare copia della documentazione del cliente anche senza il consenso di quest’ultimo, e l’esigenza di poter documentare il proprio operato in caso di contestazione della responsabilità professionale suggerisce di non liberarsi troppo presto degli atti. La giurisprudenza disciplinare del Consiglio nazionale forense ha del resto affermato che il diritto del cliente alla restituzione della documentazione non è circoscritto alle pratiche in corso o recenti, ma si estende nei limiti temporali in cui possa ragionevolmente ritenersi sussistente il dovere di conservazione del professionista.

Dall’altro lato opera il principio di limitazione della conservazione sancito dall’art. 5, par. 1, lett. e), del Regolamento (UE) 2016/679, che vieta di mantenere i dati personali in forma identificabile oltre il tempo necessario alle finalità del trattamento. Un archivio che cresce per inerzia, senza politica di retention e senza criteri di cancellazione, non è soltanto ingombrante: è una violazione potenziale.

Fra i due poli la scelta è discrezionale, ma deve essere una scelta, formalizzata e documentata. Il vuoto decisionale non è una posizione neutra.

Tre domande operative

Vale la pena porsele adesso, non quando il supporto avrà smesso di rispondere.

I documenti prodotti dieci anni fa sono ancora apribili con gli strumenti oggi in uso nello studio, o dipendono da un programma non più aggiornato? Esiste, per gli atti destinati a durare, una copia in formato aperto, indipendente dal software che l’ha generata? E in caso di subentro — un collega, un erede, il cliente che chiede la restituzione — chi arriva troverà un archivio consultabile o una collezione di file inerti?

L’iPod aveva promesso di sostituire gli scaffali. Ha mantenuto la promessa per il tempo in cui è rimasto in commercio: nessuno, all’epoca, si era preoccupato di chiedersi che cosa sarebbe successo dopo. Su un archivio professionale, quella domanda va posta prima.