Intelligenza Artificiale in ufficio: risparmia tempo e aumenta la produttività, ma servono regole chiare

L’intelligenza artificiale sta entrando con decisione nelle abitudini quotidiane di chi lavora, offrendo nuovi strumenti in grado di velocizzare le attività e migliorare la qualità del lavoro. Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, il 33% dei lavoratori utilizza già soluzioni di AI nelle proprie mansioni quotidiane, spesso affidandosi a strumenti gratuiti disponibili online.

Il risultato più concreto è il risparmio di tempo: in media, chi impiega queste tecnologie guadagna circa 30 minuti al giorno, con punte di 50 minuti tra gli utenti più esperti e costanti. Tempo che viene utilizzato per svolgere le stesse attività con maggiore efficienza (per il 62%), dedicarsi a compiti a più alto valore aggiunto o semplicemente per alleggerire il carico di lavoro.

Nonostante l’utilizzo sia cresciuto del 23% nell’ultimo anno — e addirittura del 54% tra i lavoratori della Gen Z — l’adozione dell’intelligenza artificiale in ambito lavorativo resta frammentata e poco strutturata. La maggior parte dei dipendenti la impiega come semplice motore di ricerca o assistente per reperire informazioni, senza sfruttarne appieno le potenzialità.

Le aziende, da parte loro, stanno investendo: quasi la metà ha avviato progetti di AI a supporto dei processi produttivi e organizzativi. Tuttavia, soltanto una minoranza ha sviluppato un approccio sistemico in grado di valutare gli effetti delle nuove tecnologie sulle attività lavorative, sulle competenze e sul benessere del personale. Solo l’1% delle imprese, infatti, effettua analisi strutturate sull’impatto dell’AI sulle proprie dinamiche interne.

I benefici percepiti dai lavoratori che utilizzano AI sono significativi: il 51% dichiara di aver migliorato le proprie performance, mentre l’86% segnala un incremento della qualità del lavoro e della capacità di apprendere nuove competenze. Ma accanto agli aspetti positivi emergono anche preoccupazioni: il 32% teme ripercussioni sul proprio ruolo nei prossimi 3-5 anni, legate soprattutto alla crescente automatizzazione e al rischio di perdita di competenze strategiche.

Secondo Martina Mauri, direttrice dell’Osservatorio, la vera sfida non è solo integrare strumenti di AI, ma ripensare modelli organizzativi, competenze e ruoli in modo strategico, per liberare tempo, ridurre i carichi di lavoro e costruire organizzazioni più sostenibili.

Un percorso ancora in costruzione per molte aziende italiane, che spesso procedono in ordine sparso, senza una guida chiara né una valutazione puntuale degli effetti. L’intelligenza artificiale, da semplice strumento di supporto individuale, deve diventare leva per riprogettare il lavoro e non solo per renderlo più veloce.

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