Con l’introduzione del D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 e delle “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” cambia il tema della conservazione, con particolare riferimento alla Posta Elettronica certificata.
In particolare va conservata la “ricevuta di consegna completa”.
Per definizione di normativa “il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. E’ errato considerare il solo PDF come un documento digitale giuridicamente rilevante.
L’attuale definizione di documento informatico, adottata anche nel Codice dell’Amministrazione Digitale, spiega che ogni atto è informatico e per tale ragione anche una e-mail, una PEC, sono da considerarsi documenti informatico a tutti gli effetti.
Per identificare, pienamente un documento come informatico, occorre dapprima garantirne il rispetto delle caratteristiche di paternità, di autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità, caratteristiche tali da garantire nel tempo valore legale al documento stesso, e ciò può essere assicurato solo solo ed esclusivamente attraverso un processo di conservazione a norma di legge.
L’affermazione quindi, che, qualsiasi documento purché correttamente prodotto va conservato, implica, ad oggi, che la Posta Elettronica Certificata (PEC), in quanto documento di natura informatica, va conservata per un tempo prestabilito dalla legge.
Cosa occorre conservare delle PEC spedite? Semplicemente la “ricevuta di consegna completa” in quanto contiene tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml.
