ELENCO PERSONE CLIENTE PARTNER
Di seguito l'elenco delle persone designate dal Cliente Partner ad operare in suo nome, conto e interesse con Aruba Pec per l'esecuzione del contratto in funzione del ruolo:
Ruolo |
Responsabile della Conservazione / Delegato |
Riceve account e PWD dell'utente master per la gestione del sistema di riceve tutte le notifiche del processo di conservazione |
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Cognome e Nome incaricato* |
[LEGALE] |
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Codice Fiscale* |
[CFLEGALE] |
Luogo e data di nascita* |
[LUOGONASCITA] |
Recapito Tel.* |
[TELEFONO] |
Cellulare* |
[CELL] |
Indirizzo PEC* |
[PEC] |
Indirizzo e-mail* |
[EMAIL] |
Ruolo |
Responsabile Produttore |
Riceve tutte le notifiche del processo di conservazione Riceve tutti gli alert amministrativi |
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Selezionare se uguale a ☑Responsabile della Conservazione / Delegato |
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Cognome e Nome incaricato* |
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Codice Fiscale* |
Luogo e data di nascita* |
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Recapito Tel.* |
Cellulare* |
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Indirizzo PEC* |
Indirizzo e-mail* |
Ruolo |
Responsabile Amministrativo |
Riceve tutti gli alert amministrativi |
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Selezionare se uguale a ☑ ⊠Responsabile della Conservazione / Delegato ☐ Responsabile Produttore |
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Cognome e Nome incaricato* |
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Codice Fiscale* |
Luogo e data di nascita* |
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Recapito Tel.* |
Cellulare* |
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Indirizzo PEC* |
Indirizzo e-mail* |
Ruolo |
Responsabile Tecnico |
Riceve tutte le notifiche del processo di conservazione Riceve tutti gli alert amministrativi |
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Selezionare se uguale a ☑ Responsabile della Conservazione / Delegato ☐ Responsabile Produttore |
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Cognome e Nome incaricato* |
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Codice Fiscale* |
Luogo e data di nascita* |
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Recapito Tel.* |
Cellulare* |
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Indirizzo PEC* |
Indirizzo e-mail* |
Il Cliente Partner dichiara che i suddetti soggetti sono stati dallo stesso valutati come persone esperte ed affidabili ed in grado di interagire autonomamente con Aruba Pec ed il sistema di conservazione alla stessa fornito.
Il Cliente Partner dichiara inoltre di aver impegnato per iscritto i suddetti soggetti a rispettare quanto previsto dal Contratto inclusi i relativi allegati, e che i medesimi a loro volta hanno dichiarato per iscritto di essere informati circa il contenuto dei richiamati documenti e di conoscere quanto previsto dalla Normativa regolante la conservazione di documenti informatici ivi inclusa quella relativa alla privacy. Il Cliente Partner si assume responsabilità in ordine all'operato dei suddetti soggetti impegnandosi a manlevare e/o tenere indenne Aruba Pec da ogni e qualsiasi responsabilità per eventuali richieste danni, diretti o indiretti, da chiunque avanzate per fatti imputabili a detti soggetti. Il Cliente Partner si obbliga a tenere aggiornato l'elenco dei suddetti incaricati nonché a comunicare tempestivamente ad Aruba ogni variazione rispetto ai dati sopra riportati.
[LUOGO], lì [DATA] Il Cliente Partner [FIRMA]
NOMINA RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO DEI DATI
in applicazione del "Regolamento (UE) 2016/679" ai sensi e per gli effetti degli artt. 4, 1° comma n. 8 e 28
[RAGIONESOCIALE], con sede e domicilio fiscale in [CITTA] ([PROVINCIA]), Via [INDIRIZZO] n. [NUMEROCIVICO] ed assegnatario del codice fiscale [CFDF], in persona del Legale Rappresentante Sig. [LEGALE], munito di tutti i necessari poteri per la firma del presente atto, in qualità di Titolare del trattamento, come previsto dall'art. 4 del Regolamento (UE) 2016/679, di seguito, per brevità, definito "Titolare del trattamento";
- preso atto che l'art. 4, comma 1, numero 8 del suddetto Regolamento definisce quale "responsabile del trattamento", la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento";
- considerato che è stato con Voi stipulato, ed è tuttora in corso di validità, il Contratto per l'erogazione del servizio di conservazione digitale di documenti informatici di cui il Cliente Partner è Titolare e/o Produttore, di seguito per brevità chiamato anche "Contratto", perfezionatosi tra il sottoscritto Titolare del trattamento e la società ARUBA PEC Spa;
- considerato che il perfezionamento del Contratto di cui al punto precedente comporta la necessità di trattare, in nome e per conto del suddetto Titolare, dati personali che, come tali, sono soggetti all'applicazione del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito anche "Regolamento UE");
NOMINA
La società ARUBA PEC S.P.A., in appresso denominata
anche "ARUBA PEC", con sede legale in Ponte San Pietro (BG),
24036, Via San Clemente n 53, C.F. e P.IVA 01879020517, iscritta al Registro
delle Imprese di Bergamo REA BG-445886, RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO
DEI DATI, in relazione al trattamento dei dati personali effettuato in occasione
dell'erogazione dei servizi di cui al Contratto. Pertanto Aruba PEC effettuerà il trattamento
dei dati personali in qualità di Responsabile esterno del trattamento (ai sensi dell'art. 4, 1° comma n. 8 del
Regolamento UE) ed il Cliente opererà in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali
(ai sensi dell'art. 4, primo comma, n. 7 del Regolamento UE).
Ciascuna parte osserverà gli obblighi ad essa applicabili ai sensi del Regolamento UE e della legislazione
nazionale applicabile in relazione al trattamento dei dati personali del Cliente.
In particolare il Responsabile è tenuto al rispetto dei compiti e degli oneri impartiti dal Titolare, come di
seguito specificati, per tutta la durata del Contratto e sino all'eventuale ulteriore termine se previsto.
Per effetto della predetta nomina, Aruba PEC è autorizzata esclusivamente al trattamento dei dati personali nella
misura e nei limiti necessari all'esecuzione delle attività ad essi assegnate. Aruba PEC ha il potere di compiere
tutte le attività necessarie per assicurare il rispetto delle vigenti disposizioni in materia nonché il compito di
organizzare, gestire e supervisionare tutte le operazioni di trattamento dei dati personali ad essi comunicati dai
Titolari ai fini dell'esecuzione delle attività oggetto del presente Servizio. In conformità a quanto prescritto dal
Regolamento EU e dalla legislazione nazionale applicabile relativamente ai dati personali ed alle modalità di trattamento,
si precisa che è dovere di Aruba PEC:
trattare i dati personali soltanto per l'esecuzione dei Servizi oggetto del Contratto, con le caratteristiche tecniche e di sicurezza stabilite sulla base di quanto previsto nello stesso, nei Manuali e negli appositi Allegati Tecnici che li disciplinano, che ai fini del presente articolo devono intendersi quale documentazione contenente le istruzioni di trattamento dei dati che il Cliente accetta. Nel caso in cui il Cliente manifesti necessità particolari che richiedano un trattamento diverso rispetto a quanto descritto nella documentazione sopra richiamata, deve manifestare tale necessità ad Aruba PEC e descrivere le misure che richiede vengano implementate, le quali verranno quotate con una specifica offerta;
garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
adottare tutte le misure richieste ai sensi dell'articolo 32 del Regolamento EU;
rispettare le condizioni di cui ai paragrafi 2 e 4 del Regolamento EU per ricorrere a un altro responsabile del trattamento;
assistere il titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile;
assistere il titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del Regolamento EU, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento;
su scelta del titolare del trattamento, cancellare o restituire al medesimo tutti i dati personali dopo che è terminata la prestazione dei servizi relativi al trattamento e cancelli le copie esistenti;
mettere a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente articolo e consentire e contribuire alle attività di revisione, previo accordo sui tempi e sulle modalità di dette verifiche e purché le stesse non contrastino con obblighi di riservatezza assunti da Aruba e con le policy della medesima Aruba. I costi di tali verifiche saranno a carico del Titolare.
Nel caso in cui Aruba PEC si avvalga della collaborazione di Incaricati per lo svolgimento delle attività sopra descritte, provvede alla loro assegnazione specifica al trattamento dando loro le istruzioni necessarie e rendendoli edotti delle modalità convenute e di quelle prescritte dal Regolamento EU e della legislazione nazionale applicabile. Aruba PEC, pertanto, effettua il trattamento dei dati nel rispetto delle istruzioni sopra riportate, delle indicazioni del Manuale che disciplina il Servizio, degli eventuali allegati e delle prescrizioni contenute nel Regolamento EU e nella legislazione nazionale applicabile, nonché nel rispetto dei requisiti di sicurezza stabiliti per l'erogazione dei singoli servizi. Nel caso in cui si verifichino situazioni anomale o di emergenza, Aruba PEC avviserà immediatamente il Titolare.
Il Titolare del Trattamento nulla più pretenderà rispetto a quanto previsto nel presente atto di nomina e considererà assolto
l'adempimento da parte del Responsabile esterno del trattamento con l'applicazione delle procedure sopra indicate.
Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente atto, si rinvia alle disposizioni generali vigenti in materia di
protezione dei dati personali.
[LUOGO],lì [DATA] Il Cliente Partner [FIRMA]
RICHIESTA DI EROGAZIONE SERVIZI DOCFLY CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
E FATTURAZIONE ELETTRONICA - CLIENTE PARTNER - AZIENDA
Il/La sottoscritto/a, Nome [NOME] Cognome [COGNOME]
C.F. [CF] nella sua qualità di titolare/Legale rappresentante della [RAGIONESOCIALE]
con sede in [INDIRIZZO] Cap [CAP] Comune [COMUNE] ([PROVINCIA])
P.IVA [PIVA] C.F. azienda [CFDF]
in ragione del contratto di fornitura dei Servizi DocFly Conservazione sostitutiva e Fatturazione Elettronica
concluso con il PARTNER di Aruba Pec S.p.A. SM S.r.l., con l'accettazione presente atto, nella sua qualità di CLIENTE PARTNER
CHIEDE
alla società Aruba PEC S.p.A l'erogazione dei Servizi DocFly Conservazione sostitutiva e Fatturazione Elettronica.
A tal proposito
DICHIARA
di essere munito dei necessari poteri per impegnare la ditta/società/ente quivi indicato come Cliente Partner accettando il presente atto ed i relativi allegati. Sempre ai fini dell'erogazione dei Servizi DocFly avvalendosi delle facoltà previste dal Contratto, il sottoscritto
NOMINA E DELEGA
la società Aruba PEC S.p.A., con sede legale in Ponte San Pietro (BG), Via San Clemente n. 53, assegnataria del codice fiscale e numero di iscrizione al Registro Imprese: 01879020517, indirizzo e-mail - conservazione@arubapec.it, nr. Telefono: +39 0575 050036 nr. Fax: +39 0575 862000, "Responsabile del servizio di conservazione" dei documenti informatici della tipologia riportata nelle Schede di conservazione allegate al Contratto, secondo quanto ivi previsto ed a norma di quanto riportato all'art. 21 delle Condizioni di erogazione Servizi DocFly Conservazione sostitutiva e Fatturazione Elettronica - Cliente Partner ("Nomina di Aruba PEC a Responsabile del servizio di conservazione").
Ai sensi e per gli effetti degli art. 1341 e 1342 c.c., il Sottoscritto dichiara di aver preso chiara ed esatta visione e di approvare espressamente ed in modo specifico le seguenti clausole delle Condizioni di erogazione Servizi Docfly Cliente Partner vers. 2.8: 2) Struttura del Contratto e ordine di prevalenza; 3) Oggetto del Contratto; 4) Perfezionamento del Contratto; 5) Attivazione del Servizio; 6) Durata del Contratto e cessazione; 7) Obblighi e limitazioni di responsabilità di Aruba PEC e/o del Partner; 8) Obblighi e diritti del ClientePartner; 9) Servizio: modalità di utilizzo, configurazione assistenza e manutenzione; 10) Sospensione del Servizio; 11) Clausola risolutiva espressa; 12) Recesso; 13) Modifche al Contratto e/o alle Policy Aruba PEC; 16) Miscellanea; 17) SLA e indennizzi; 18) Ultrattività; 21) Legge applicabile e foro competente.
DELEGA FATTURA
In relazione all'Opzione Fatturazione Elettronica, il sottoscritto nella sua qualità di titolare o legale rappresentante o soggetto delegato del Cliente Partner delega Aruba PEC all'emissione della fattura ed all'apposizione della firma digitale sulla medesima, secondo quanto previsto dal Contratto o ad inoltrare al Cliente Partner le rispettive fatture, se passive. A tal proposito il sottoscritto prende atto e dichiara che rimangono a suo carico, in via esclusiva, tutte le responsabilità in sede civile, penale ed amministrativa in relazione al contenuto delle Fatture emesse, trasmesse o ricevute da e verso la Pubblica Amministrazione o i privati interessati attraverso il Sistema di interscambio e per l'effetto, si impegna, ora per allora, a manlevare e tenere indenne Aruba PEC da qualsiasi pretesa di terzi o conseguenza pregiudizievole che possa comunque alla stessa derivare dal compimento delle attività delegate.
Preso atto dell'informativa fornita da Aruba PEC S.p.A., ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 richiamata all'art. 19 delle Condizioni generali di contratto sopra indicate e pubblicata al link https://www.pec.it/termini-condizioni.aspx, il Sottoscritto presta il proprio consenso al trattamento dei dati personali con le modalità e per le finalità ivi indicate.
Il sottoscritto, in qualità di Titolare dei dati personali trattati mediante il Servizio prescelto, dopo aver preso esatta visione della Nomina a Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 ("GDPR") contenuta all'art. 20 del documento sopra richiamato, dichiara di accettarne integralmente i contenuti, facendoli propri in ogni sua parte, e di nominare Aruba PEC S.p.a. Responsabile del trattamento dei dati personali secondo quanto previsto nel documento sopra indicato, dichiara di accettarne integralmente i contenuti, facendoli propri in ogni sua parte, e di nominare Aruba PEC S.p.a. Responsabile del trattamento dei dati personali secondo quanto previsto nel documento sopra indicato.
Scheda conservazione - documento fiscale
Elenco dei tipi di documenti informatici che il Cliente Partner intende sottoporre a conservazione utilizzando il Servizio.
Dati identificativi archivio Cliente |
Cognome, nome o ragione sociale |
Codice fiscale o partita iva |
[RAGIONESOCIALE] |
[CFDF] |
Tab. A - Definizione Documenti |
Formati Accettati |
Firma digitale |
[FATTURE ATTIVE] |
☑ PREVISTI DALLA NORMATIVA :PDF - PDF/A, TIFF, JPG, Office Open XML (OOXML) , Open Document Format, XML, TXT, Formati Messaggi di posta elettronica ☑ ALTRI FORMATI: 7Z, DATA, MSA, MSG, MSPP, MSWORD, PSD, RTF, XLS, ZIP |
[Facoltativa] |
[FATTURE PASSIVE] |
☑ PREVISTI DALLA NORMATIVA :PDF - PDF/A, TIFF, JPG, Office Open XML (OOXML) , Open Document Format, XML, TXT, Formati Messaggi di posta elettronica ☑ ALTRI FORMATI: 7Z, DATA, MSA, MSG, MSPP, MSWORD, PSD, RTF, XLS, ZIP |
[Facoltativa] |
METADATI
Tab. B - METADATI PREVISTI DA NORMATIVA |
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Nome | Valorizzazione obbligatoria | Nome | Valorizzazione obbligatoria | Nome | Valorizzazione obbligatoria |
Oggetto Documento | NO | Codice Fiscale destinatario | NO | Nome soggetto tributario | NO |
Data documento tributario | SI | Nome Soggetto Produttore | NO | Cognome soggetto tributario | NO |
Nome destinatario | NO | Cognome Soggetto Produttore | NO | Denominazione soggetto tributario | NO |
Cognome destinatario | NO | Denominazione Soggetto Produttore | NO | Partita IVA soggetto tributario | NO |
Denominazione destinatario | NO | Partita Iva Soggetto produttore | NO | Codice fiscale soggetto tributario | NO |
Partita Iva Destinatario | NO | Codice Fiscale Soggetto Produttore | NO |
TAB. C - METADATI AGGIUNTIVI |
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IDENTIFICAZIONE DEL SISTEMA VERSANTE | NR. DDT | NR. PROGRESSIVO LIBRO/REGISTRO |
ID DOCUMENTO NEL SISTEMA DI ORIGINE | NUMERO FATTURA | SOGGETTO A IMPOSTA DI BOLLO |
APPLICATIVO DI PRODUZIONE DEL DOCUMENTO | TIPOLOGIA DOCUMENTO (COME DA PROVV. PROT. N. 2010/143663) | NOTE 1 |
LIVELLO DI RISERVATEZZA | CODICE TIPOLOGIA DOCUMENTO (COME DA PROVV. PROT. N.2010/143663) | NOTE 2 |
CONDIZIONI DI ACCESSO | NR. NOTA DI ACCREDITO | ALLEGATO 1 |
CODICE FISCALE TITOLARE DEL CERTIFICATO DI FIRMA | SEZIONALE | ALLEGATO 2 |
ID FASCICOLO | NOME DEL SEZIONALE | ID PACCHETTO DI VERSAMENTO |
TAB. D - EXTRAINFO AGGIUNTIVE |
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Nome | Visualizzazione Obbligatoria | Tipo Dato | ExtraInfo Multipl | Definizione Documenti |
NOTE:
Il Cliente, dopo aver comunicato ad Aruba le caratteristiche, le modalità ed i termini di versamento
dei documenti informatici in conservazione, approva espressamente quanto indicato nelle tabelle descrittive sopra riportate,
facendole proprie in ogni loro parte, essendo perfettamente coincidenti alle istruzioni dal medesimo impartite.
Altresì, con la sottoscrizione del presente documento, il Cliente concede ad Aruba PEC, in via temporanea, per la durata del
Contratto ed a titolo gratuito, i diritti di proprietà intellettuale necessari al regolare svolgimento delle prestazioni
previste nel Contratto medesimo, senza che ciò faccia scaturire alcun obbligo per Aruba PEC e ferma restando la titolarità
di detta proprietà intellettuale in capo al Cliente.
[LUOGO], lì [DATA] Il Cliente Partner [FIRMA]
Condizioni di erogazione Servizi DocFly Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica Cliente Partner
Le presenti Condizioni con i documenti indicati al successivo Art. 2 alle stesse allegati, disciplinano, con l'ordine di prevalenza ivi indicato, diritti ed obblighi di Aruba Pec e del Cliente Partner nell'ambito della fornitura del Servizio rivenduto al Cliente Partner dal Partner ed erogato da Aruba Pec.
Definizioni
Struttura del Contratto e ordine di prevalenza
Oggetto del Contratto
Perfezionamento del Contratto
Attivazione del Servizio
Durata del Contratto e cessazione
Obblighi e limitazioni di responsabilità di Aruba Pec
Obblighi e diritti del ClientePartner
Servizio: modalità di utilizzo, configurazione assistenza e manutenzione
Sospensione del Servizio
Clausola risolutiva espressa
Recesso
Modifche al Contratto e/o alle Policy Aruba Pec
Copyright e licenze
Sicurezza delle informazioni
Miscellanea
SLA e indennizzi
Ultrattività
Trattamento dei dati personali
Nomina a Responsabile del Trattamento
Legge applicabile e foro competente
Nomina di Aruba PEC a Responsabile del servizio di conservazione
Ferme le altre definizioni riportate nel Manuale i termini sotto riportati hanno il seguente significato:
24/7/365: acronimo utilizzato nel Contratto per indicare la continuità 24 ore su 24, 7 giorni alla settimana, 365 giorni all'anno.
Agente di alterazione: qualsiasi codice contenuto in un documento informatico potenzialmente idoneo a modificare la rappresentazione dell'informazione senza alterarne il contenuto binario (in via meramente esplificativa e non esaustiva: macro, codici eseguibili nascosti, formule di foglio di lavoro occulte in tutto o in parte, sequenze di caratteri occultate all'interno dei documenti informatici);
Aruba Pec: Aruba PEC S.p.A. società con sede legale in Via San Clemente n. 53, 24036 Ponte San Pietro (BG) (p.iva 01879020517), che gestisce ed eroga il Servizio;
Cliente Partner: la persona fisica o giuridica o altro tipo di società o ente cliente del Partner cui Aruba Pec eroga il Servizio.
Condizioni: le presenti condizioni di erogazione del Servizio accettate dal Cliente Partner ai fini dell’attivazione ed erogazione del Servizio mediante accettazione della Richiesta di erogazione;
Contratto: il regolamento costituito dal complesso dei documenti indicati all'articolo 2.1. che disciplina l’erogazione del Servizio da parte di Aruba Pec al Cliente Partner in esecuzione del contratto di fornitura del Servizio concluso tra Partner e Cliente Partner;
Credenziali di accesso: login e password inviate dal Partner al Cliente Partner;
Data Center: luogo fisico attrezzato da Aruba Pec con le risorse idonee e necessarie alla produzione del Servizio le cui caratteristiche sono descritte nel Manuale;
Delega Fattura: atto contenuto nella Richiesta di erogazione con il quale il Cliente Partner, predisposta la/e Fattura/e con i dati e le informazioni in suo possesso, delega espressamente Aruba Pec ad emetterla e ad apporvi la sua firma digitale;
Elenco persone: Elenco delle persone designate dal Cliente Partner ad operare in suo nome, conto e interesse con Aruba Pec per l’esecuzione del Contratto, se presente;
Informazioni confidenziali: (i) le informazioni relative ad Aruba Pec e da essa ritenute o classificate come riservate e/o confidenziali di cui il Cliente Partner abbia avuto conoscenza per qualsivoglia ragione legata all’applicazione del contratto e/o (ii) le informazioni relative ad Aruba Pec che, per loro natura, contenuto o circostanza in cui vengono rivelate, normalmente verrebbero considerate tali. Al riguardo, a titolo esemplificativo e non esaustivo, informazioni confidenziali di Aruba Pec sono tutte le prestazioni, le caratteristiche, le configurazioni e le informazioni tecniche del Servizio, i preventivi, le relazioni di audit o di sicurezza, i piani di sviluppo del prodotto.
Fattura/e: il documento informatico, privo di codice non eseguibile e/o di macroistruzioni, da trasmettere allo Sdi in formato Xml, contenente (i) i dati della/e fattura/e elettronica/che emessa/e dal Cliente Partner, ovvero da Aruba Pec se delegata, ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 per l’attuazione di quanto previsto dalla legge n. 244/2007 e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 55 del 3 Aprile 2013 e loro ss.mm.ii ovvero (ii) i dati di cui alle Specifiche tecniche ed alla Scheda di conservazione;
Fatturazione Premium: specifica offerta del servizio di Fatturazione Elettronica che consente al Cliente Partner l’integrazione via web service, la possibilità di ricevere deleghe, gestire diversi cedenti, avere un’interfaccia dedicata ed avere uno spazio di conservazione per ogni paritita IVA gestita;
Manuale: il Manuale del Sistema di conservazione digitale dei documenti informatici predisposto da Aruba Pec, accettato e fatto proprio in ogni sua parte dal Cliente Partner e disponibile per il download al link http://www.agid.gov.it/sites/default/files/linee_guida/aruba_manuale_di_conservazione.pdf;
Opzione Fatturazione Elettronica: l’opzione aggiuntiva al Servizio che consente di emettere, ricevere e firmare digitalmente e trasmettere la/e Fattura/e del Cliente Partner alla/e PA ed ai privati, e viceversa, secondo quanto previsto dalla relativa Scheda Prodotto Partner Fatturazione Elettronica;
Pannello: l’area che il Partner mette a disposizione del Cliente Partner per la gestione del Servizio attraverso una applicazione sicura raggiungibile via web alla pagina www.docfly.it utilizzando le proprie Credenziali di accesso;
Parti: Aruba Pec ed il Cliente Partner.
Partner: la persona, fisica o giuridica, che rivende il Servizio al Cliente Partner in forza di autonomo e specifico contratto concluso con Aruba Pec.
Policy Privacy Aruba Pec: il documento pubblicato alla pagina http://www.pec.it/Policy_Privacy.aspx che descrive le modalità di trattamento dei dati personali dei Clienti Partner e contiene l’informativa ai sensi dell’Art. 13 del Regolamento europeo n. 679/2016.
Produttore: è il Cliente Partner, di norma diverso dal Titolare, che in proprio o attraverso le persone fisiche da egli stesso incaricate produce il Pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;
Responsabile della conservazione: il Cliente Partner, il quale ha facoltà di affidare a terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla vigente normativa;
Responsabile del servizio di conservazione: Aruba Pec previo affidamento del Responsabile della conservazione alla esecuzione delle attività indicate nell’Atto di affidamento presente presente all’articolo 21 delle Condizioni;
Richiesta di erogazione: l’atto compilato e accettato dal Cliente Partner ed inviato ad Aruba Pec, anche tramite il Partner, per chiedere l’erogazione del Servizio;
Scheda di conservazione: Elenco dei documenti informatici che il Cliente Partner intende sottoporre a conservazione con il Contratto;
Scheda Prodotto DocFly - Conservazione - cliente Partner: il documento redatto da Aruba Pec nel quale sono descritte le caratteristiche tecniche e i livelli qualitativi relativi all’erogazione del Servizio accettata dal Cliente Partner per il tramite del Partner.
Scheda Prodotto Fatturazione Elettronica - cliente Partner: il documento redatto da Aruba Pec nel quale sono descritte le caratteristiche tecniche e i livelli qualitativi relativi all’erogazione dell’Opzione Fatturazione Elettronica accettata dal Cliente Partner per il tramite del Partner;
SLA: i livelli di servizio indicati nella Scheda Prodotto DocFly – Conservazione – cliente Partner e, se presente, nella Scheda Prodotto Fatturazione Elettronica – cliente Partner, in entrambi i casi alla voce "SLA complessivo sul Servizio", e le relative penalità stabilite a carico di Aruba Pec nelle Condizioni in caso di mancato raggiungimento dei livelli di servizio stabiliti;
Servizio: il Servizio DocFly di conservazione digitale a norma dei documenti informatici con o senza l’Opzione Fatturazione Elettronica rivenduto dal Partner al Cliente Partner ed erogato da Aruba Pec al Cliente Partner il tutto come meglio descritto nella Scheda Prodotto DocFly – Conservazione – cliente Partner, nel Manuale e, se presente, nella Scheda Prodotto Fatturazione Elettronica – cliente Partner ;
Sistema di interscambio (in breve "Sdi"): sistema informatico attraverso il quale avviene la trasmissione della Fattura, le cui modalità di funzionamento sono stabilite dal D.M. 3 aprile 2013, numero 55.
Xml: acronimo di "eXtensible Markup Language" cioè l’insieme di regole per strutturare in formato testo i dati oggetto di elaborazione ai fini della trasmissione della Fattura allo Sdi.
2.1 Costituiscono parte integrante del Contratto dal momento e per effetto della loro accettazione anche se posteriore al perfezionamento del Contratto stesso, i documenti sotto indicati da interpretarsi ed applicarsi con l’ordine di prevalenza che segue:
1) Scheda Prodotto DocFly – Conservazione – cliente Partner;
2) Scheda Prodotto Fatturazione Elettronica – cliente Partner;
3) Condizioni;
4) Manuale;
5) Informativa privacy Aruba Pec;
6) Scheda di conservazione;
7) Elenco Persone (se presente)
8) Richiesta di erogazione.
2.2 I documenti di cui al comma precedente sono accettati dal Cliente Partner con l’accettazione delle Condizioni. Quando richiesto da Aruba Pec, i documenti di cui al comma precedente sub 1), 2) 6) 7), 8) dovranno essere sottoscritti dal Cliente Partner e consegnati al Partner per la loro trasmissione ad Aruba Pec.
2.3 Il Cliente Partner dichiara e riconosce che il Manuale è di esclusiva proprietà di Aruba Pec, la quale come tale è l’unica ed esclusiva titolare di ogni relativo diritto intellettuale. Il Cliente Partner dichiara di aver preso visione, di conoscere, di accettare e di fare proprio in ogni sua parte, il contenuto del Manuale.
3.1 Oggetto del Contratto è l’erogazione del Servizio al Cliente Partner - con o senza l’Opzione Fatturazione Elettronica - con le caratteristiche, nella tipologia e con le modalità riportate nei documenti sopra indicati. Il Cliente Partner prende atto ed accetta che il Servizio viene erogato da Aruba Pec in forza di autonomo e specifico accordo concluso dalla stessa con il Partner, pertanto il Cliente Partner solleva ora per allora Aruba Pec da ogni e qualsiasi responsabilità per la mancata o ritardata erogazione del Servizio così come per la sua interruzione, temporanea o definitiva, per fatto imputabile al Partner.
3.2 Il Servizio risponde all’esigenza di conservare - per il periodo stabilito nel Contratto - i documenti informatici di cui il Cliente Partner è Titolare ovvero dei documenti informatici di cui sono Titolari terzi soggetti, prodotti, sottoscritti digitalmente e versati in conservazione dal Cliente Partner in virtù di specifica delega a tal fine rilasciatagli dai suddetti terzi e, garantendone l'integrità e la validità legale nel tempo nonché la loro esibizione.
3.3 Con riguardo all’Opzione Fatturazione Elettronica il Cliente Partner riconosce e prende atto che essa:
a) gli consente di emettere, trasmettere e ricevere la/le sua/e Fattura/e alla Pubblica Amministrazione ed ai privati interessati attraverso il Sdi;
b) non è acquistabile né rinnovabile disgiuntamente dal servizio DocFly di conservazione digitale a norma dei documenti informatici;
c) è resa disponibile al Cliente Partner tramite il Pannello Fatturazione Elettronica;
d) prevede l’aggregazione dei dati trasmessi dal Cliente Partner mediante il Pannello Fatturazione Elettronica in formato Xml.
3.4 La Fattura sarà trasmessa alla Pubblica Amministrazione ed ai privati interessati o verrà inoltrata al Cliente Partner se passiva, attraverso il Sistema di interscambio solo dopo che il Cliente Partner avrà confermato la correttezza e completezza dei dati e delle informazioni ivi riportate e autorizzato detta trasmissione. Resta inteso che oltre all’erogazione dell’Opzione Fatturazione Elettronica le altre attività poste a carico di Aruba Pec sono esclusivamente quelle indicate nella Delega Fattura, contenuta nella Richiesta di erogazione, se rilasciata dal Cliente Partner e nei limiti ivi stabiliti.
3.5 Resta inteso che il Cliente Partner paga il corrispettivo per la fornitura del Servizio al Partner in forza di diverso, specifico ed autonomo contratto, pertanto nulla è dovuto dal Cliente Partner ad Aruba Pec per le prestazioni dalla stessa rese (erogazione Servizio) in forza del Contratto.
4.1 Il Contratto si perfeziona con l’accettazione da parte del Cliente Partner dei documenti indicati al precedente articolo 2.2. ovvero, quando richiesto da Aruba Pec, quando la stessa riceve tramite il Partner, tutti i documenti indicati al precedente articolo 2.2. completo delle sottoscrizioni del Cliente Partner. Il Cliente Partner solleva fin da ora Aruba Pec da qualsiasi responsabilità per il mancato perfezionamento del Contratto, anche imputabile a fatto del Partner, ed in ogni caso e si impegna a manlevare e/o tenere indenne la stessa Aruba Pec da ogni richiesta di risarcimento da chiunque avanzata.
4.2 Il Cliente Partner garantisce e, se richiesto, si impegna a garantire - anche ai sensi dell’art. 46 DPR 445/2000 e s.m.i. - che i dati e le informazioni fornite ad Aruba Pec per il perfezionamento del Contratto sono veri e corretti e tali da consentire la sua identificazione e reperibilità e si impegna a comunicare ad Aruba Pec ogni variazione dei medesimi, compreso l'indirizzo e-mail. Aruba Pec si riserva la facoltà di assumere eventuali ulteriori informazioni nel rispetto della normativa vigente e comunque di verificare tali dati e/o informazioni richiedendo anche documenti integrativi che il Cliente Partner si impegna, ora per allora, a trasmettergli.
4.3 Il Contratto è concluso in lingua italiana, eventuali altre versioni in lingua straniera sono messe a disposizione del Cliente Partner esclusivamente a titolo di cortesia.
5.1 Salvo diverso accordo tra le Parti, il Servizio è attivato ed erogato nel rispetto dei tempi resi necessari dalla disponibilità delle risorse hardware e software, e comunque entro i termini indicati da Aruba Pec al Partner ed a condizione che lo stesso Cliente Partner abbia accettato i documenti indicati al precedente art. 2.2. ovvero, che il Partner abbia consegnato ad Aruba Pec debitamente sottoscritti, dallo stesso Partner e dal Cliente Partner. Resta altresì inteso che l’attivazione potrà avvenire solo dopo che il Cliente Partner avrà correttamente eseguito le attività previste a suo carico per l’attivazione del Servizio come previste nel Manuale.
5.2 Il Cliente Partner prende atto ed accetta che con l’avvenuta attivazione del Servizio di cui al precedente comma saranno da intendersi accettate da parte di Aruba Pec le nomine e/o le deleghe di cui alla Richiesta di erogazione e/o di cui al successivo art. 21.
5.3 Fatte salve le altre disposizioni in materia contenute nel Contratto il Cliente Partner prende atto ed accetta che nessun diritto o pretesa potrà far valere nei confronti di Aruba Pec per la omessa o ritardata attivazione e/o erogazione del Servizio se tale evento è dovuto alla mancata o ritardata consegna da parte del Partner ad Aruba Pec dei documenti indicati al precedente par. 5.1. ed in ogni caso si impegna a a manlevare e/o tenere indenne la stessa Aruba Pec da ogni richiesta di risarcimento da chiunque avanzata.
6.1 Il Cliente Partner, consapevole degli obblighi previsti esclusivamente a suo carico dalla vigente normativa in ordine al periodo minimo di conservazione e accesso al documento informatico di volta in volta interessato, prende atto ed accetta che:
a) il Contratto decorre dal perfezionamento come definito all’articolo 4 ed ha durata pari a quella pattuita direttamente tra il Partner ed il Cliente Partner fatti salvi: i) gli eventuali giorni di proroga riconosciuti ai sensi del successivo art. 17 o, ii) i casi di sua cessazione come dallo stesso Contratto previsti; e
b) la cessazione, per qualsiasi causa, del Contratto comporta l’automatica cessazione del Servizio. In tale ipotesi al Cliente Partner sarà:
i) inibito il versamento di nuovi documenti nel Sistema di conservazione ; e
ii) consentito il prelievo dei documenti informatici presenti nel Sistema di conservazione secondo le modalità e nei termini stabiliti nel Manuale e nel Contratto, fermo quanto previso al comma successivo.
6.2 In tutti i casi di cessazione del Contratto Aruba Pec consentirà al Cliente Partner di recuperare i propri documenti, entro e non oltre 60 (sessanta) giorni dalla data in cui detta cessazione è divenuta efficace. I documenti informatici dovranno essere prelevati dal Cliente Partner – quindi non incombe su Aruba Pec alcun obbligo di provvedere alla materiale restituzione dei documenti informatici conservati – secondo le modalità stabilite nel Manuale e dal Contratto. Decorso il suddetto termine, il Cliente Partner autorizza sin da ora Aruba Pec a cancellare i documenti informatici e gli annessi metadati versati in conservazione (e tutte le relative copie di salvataggio). Fermo quanto sopra, i documenti informatici originariamente versati dal Cliente Partner nel Sistema di conservazione saranno a quest’ultimo restituiti nel loro formato originale, fatto salvo il caso che i suddetti documenti abbiano subito una conversione di formato per sopperire all’obsolescenza del formato originario; in quest’ultimo caso saranno restituiti nel formato convertito. Contestualmente, saranno restituiti anche i metadati associati ai documenti informatici originariamente forniti dal Cliente Partner.
6.3 Fatte salve le altre disposizioni in materia contenute nel Contratto il Cliente Partner solleva ora per allora Aruba da ogni e qualsiasi responsabilità per il mancato rinnovo del Contratto ovvero per la sua anticipata cessazione per fatto imputabile al Partner e si impegna a manlevare e/o tenere indenne la stessa Aruba Pec da ogni richiesta di risarcimento da chiunque avanzata.
7.1 Aruba Pec eroga al Cliente Partner il Servizio 24/7/365 in conformità ai livelli di servizio previsti dallo SLA e dalle specifiche tecniche riportate nella Scheda Prodotto Partner DocFly – Conservazione e, se presente, nella Scheda Prodotto Partner Fatturazione Elettronica. In ogni caso resta inteso che il Servizio consente la sola conservazione digitale dei documenti informatici, senza alcuna responsabilità e possibilità di intervento sul contenuto degli stessi.
7.2 Per tutta la durata del Contratto, Aruba Pec si impegna arendere disponibile al Cliente Partner un Sistema di conservazione funzionante ed a norma di legge raggiungibile via web che operi secondo modelli organizzativi che garantiscano la sua distinzione logica e fisica dal sistema di gestione documentale del Cliente Partner;
7.2.1 Relativamente al programma software utilizzato per l’erogazione del Servizio, Aruba Pec garantisce:
a) il ripristino delle funzionalità in caso di malfunzionamenti del software di sistema e/o d'ambiente, anche secondo quanto indicato nel Manuale;
b) l'arricchimento delle funzioni degli applicativi software determinato da nuove release innovative del software di sistema e/o d'ambiente;
c) l’adeguamento del software all’evoluzione della vigente normativa in materia.
7.3 Il Cliente Partner riconosce che la rete internet non è controllata da Aruba Pec e che per la peculiare struttura della rete medesima non se ne possa garantire le prestazioni e la funzionalità né controllare i contenuti delle informazioni che sono trasmesse mediante la medesima. Per questo motivo nessuna responsabilità potrà essere imputata ad Aruba Pec per eventuali illeciti commessi da terzi in danno del Cliente Partner durante l’utilizzo del Servizio tramite la connessione internet.
7.4 Fatte salve le ipotesi inderogabilmente previste dalla legge, in nessun altro caso, per nessun titolo e/o ragione, Aruba Pec potrà essere ritenuta responsabila nei confronti del Cliente Partner, ovvero verso altri soggetti, direttamente o indirettamente, connessi o collegati al Cliente Partner, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, alterazione del contenuto semantico dei documenti, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni, totali o parziali, che si dovessero verificare a fronte dell’erogazione del Servizio, ove connessi, direttamente o indirettamente, o derivanti:
a) dal non corretto utilizzo del Servizio da parte del personale e/o incaricati del Cliente Partner;
b) da qualsiasi abuso relativo alla veridicità dei dati personali comunicati in occasione della richiesta di attivazione del Servizio e di ogni altra variazione che dovesse intervenire relativamente ai dati comunicati in occasione della richiesta;
c) dal malfunzionamento dei macchinari, hardware e software, utilizzati dal Cliente Partner e/o per il non regolare funzionamento di internet, delle linee elettriche, telefoniche nazionali e/o internazionali;
d) dalla mancata attivazione o dal mancato accesso al Servizio dovuta al mancato adeguamento dei sistemi informativi ed applicativi del Cliente Partner stesso;
e) da ritardi, malfunzionamenti e interruzioni del Servizio causati da insufficiente adeguamento dei sistemi informatici ed applicativi del Cliente Partner, da comunicazione errata, incompleta o non veritiera da parte del Cliente Partner dei dati necessari per l’esecuzione del Servizio;
f) dalla presenza di virus, errori o, più in generale, dalla presenza di qualsiasi Agente di alterazione nei documenti informatici, dati e/o files consegnati dal Cliente Partner ad Aruba Pec per l’esecuzione del Servizio;
g) dal mancato rispetto da parte del Cliente Partner degli obblighi e termini di formazione, trasmissione, di spedizione, di consegna, di versamento, di controllo e di verifica dei documenti informatici e/o dei dati, inerenti lo svolgimento delle proprie attività stabilite nel Contratto compreso il Manuale;
h) dalla fallita integrità della rappresentazione (a video o in stampa) di dati o fatti contenuti nei documenti informatici o dalla loro non leggibilità, qualora il Cliente Partner non si sia attenuto alla formazione/produzione/emissione dei documenti informatici nei formati previsti dal Contratto e/odal Manuale;
i) dai dati, fatti e/o informazioni contenute nei documenti informatici, che saranno determinati solo ed esclusivamente dal soggetto passivo d’imposta ovvero dal Cliente Partner con esonero da ogni responsabilità verso i terzi compresa l’Amministrazione finanziaria;
j) dall’inosservanza e/o dal mancato adempimento e/o dalle violazioni degli obblighi di legge imputabili al Cliente Partner, (quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Codice della Privacy, norme in materia di lavoro, sicurezza, ecc.);
k) dall’utilizzo da parte del Cliente Partner, per la sottoscrizione dei documenti informatici versati in conservazione, di certificati di sottoscrizione non validi, scaduti o non rinnovati entro il termine previsto per la Chiusura dei pacchetti di archiviazione.
7.5 Il Cliente Partner riconosce e prende atto che Aruba Pec non ha alcun potere, dovere e/o compito in relazione:
a) alla determinazione dei dati, fatti ed informazioni contenute nei documenti informatici e nei metadati ad essi associati versati in conservazione;
b) alla forma ed ai contenuti dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie versati in conservazione;
c) ai metadati associati ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie forniti dal Cliente Partner e dallo stesso versati in conservazione;
d) ai dati contenuti nei documenti rilevanti ai fini tributari, alla determinazione della natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti l’oggetto dell’operazione;
e) alla determinazione dei corrispettivi, della base imponibile e delle aliquote riportati nei documenti rilevanti ai fini tributari;
f) alla determinazione dei dati richiesti dall’art. 21 del DPR 633/72 e s.m.i. e da eventuali altre disposizioni riportati nei documenti rilevanti ai fini tributari;
g) alla verifica della corretta sequenzialità cronologica e continuità numerica dei documenti rilevanti ai fini tributari e più in generale di qualsiasi documento versato in conservazione;
h) alla verifica della presenza di tutti i dati ed informazioni necessari ad attivare le funzionalità di ricerca logica dei documenti rilevanti ai fini tributari;
i) alla verifica della conformità e della correttezza dei formati, dei contenuti e dei dati previsti in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica di cui al Decreto 3 aprile 2013, n. 55 e s.m.i..
7.6 In ogni caso resta inteso che ai fini della classificazione dei documenti versati in conservazione, Aruba Pec si attiene ai requisiti di classificazione specificati dal Cliente Partner nei metadati associati ai rispettivi documenti informatici. Nel caso in cui non sia fornita dal Cliente Partner alcuna indicazione sulla classificazione dei documenti informatici in ingresso, Aruba Pec è fin da ora autorizzata a rifiutare i singoli documenti privi dei metadati di classificazione o l’intero pacchetto di versamento contenente uno o più documenti privi dei metadati di classificazione.
7.7 In caso di erogazione dell’Opzione Fatturazione Elettronica resta inteso tra le parti che:
a) Aruba Pec è tenuta a rendere disponibili le necessarie funzioni offerte dall’Opzione Fatturazione Elettronica solo all’esito positivo della procedura di autenticazione del Cliente Partner tramite il Pannello Fatturazione Elettronica;
b) il Cliente riconosce e prende atto che i Fornitori non hanno alcun potere, dovere e/o compito in relazione:
c) alla forma ed ai contenuti dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie versati in conservazione;
d) ai metadati associati ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie forniti dal Cliente e dallo stesso versati in conservazione;
e) ai dati contenuti nelle Fatture, alla determinazione della natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti l’oggetto dell’operazione;
f) ai dati contenuti nelle Fatture, alla determinazione della natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti l’oggetto dell’operazione;
g) al contenuto ed alla semantica dei documenti conservati la cui sottoscrizione nei relativi pacchetti di archiviazione è effettuata al solo fine di dare atto che il processo di conservazione è stato eseguito correttamente, nel rispetto della vigente normativa;
h) alla determinazione dei corrispettivi, della base imponibile e delle aliquote riportati nelle Fatture PA;
i) alla determinazione dei dati richiesti dall’art. 21 del DPR 633/72 e s.m.i. e da eventuali altre disposizioni riportati nelle Fatture PA;
j) alla verifica della corretta sequenzialità cronologica e continuità numerica delle Fatture PA e più in generale di qualsiasi documento a queste collegato;
k) alla verifica della presenza di tutti i dati ed informazioni necessari ad attivare le funzionalità di ricerca logica delle fatture e/o dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie; in ragione di quanto sopra, Aruba Pec non potrà altresì in alcun modo essere ritenuta direttamente o indirettamente responsabile di alcuna conseguenza pregiudizievole, di carattere fiscale, tributario, civile o penale in cui dovesse incorrere il Cliente Partner per le suddette cause nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni e dei terzi per tutte le operazioni connesse e derivanti dall’emissione e sottoscrizione con firma digitale delle Fatture PA, anche quando delegata dal Cliente Partner alla stessa Aruba Pec.
7.8 Aruba Pec non potrà in alcun modo essere ritenuta responsabile di alcuna conseguenza pregiudizievole, di carattere fiscale, tributario, civile o penale in cui dovesse incorrere il Cliente Partner in ragione delle suddette cause.
7.9 Fermo quanto sopra resta inteso che gli obblighi e le responsabilità di Aruba Pec verso il Cliente Partner sono esclusivamente quelli definiti dal Contratto, pertanto in caso di violazione o inadempimento esclusivamente imputabile ad Aruba Pec, la stessa risponderà nei limiti previsti dallo SLA come meglio indicati al successivo art. 17. restando espressamente escluso, ora per allora, qualsiasi altro indennizzo o risarcimento al Cliente Partner per danni diretti o indiretti di qualsiasi natura e specie. Quando non trova applicazione lo SLA il Cliente Partner prende atto ed accetta, ora per allora, che Aruba Pec non sarà tenuta a versargli alcun indennizzo o risarcimento e non risponderà di alcun danno, diretto o indiretto, di qualsiasi natura e specie. In ogni caso, anche in tale ipotesi, la somma massima che Aruba Pec potrà essere chiamata a versare al Cliente Partner non dovrà essere superiore ad € 1,00 (euro uno/00) per ogni Gb di documenti conservati.
7.10 Salvo quanto diversamente previsto in modo espresso in Contratto, Aruba Pec assume nei confronti del Cliente Partner esclusivamente le obbligazioni e le conseguenti responsabilità previste in Contratto, resta pertanto eslcusa qualsiasi responsabilità di Aruba Pec per il fatto o l’inadempimento del Partner, per l’effetto il Cliente Partner prende atto ed accetta che non potrà far valere nei confronti di Aruba Pec diritti o pretese da chiunque avanzati per gli eventuali danni patiti a causa di qualsaisi inadempimento o altro fatto imputabile al Partner.
8.1 Il Cliente Partner, assumendosi ogni rischio e responsabilità al riguardo, dichiara di possedere l'insieme delle conoscenze tecniche necessarie per la corretta utilizzazione del Servizio, compreso il trattamento e/o la sicurezza di dati e/o informazioni e/o contenuti da egli stesso immessi nel Sistema di conservazione o comunque forniti ad Aruba Pec. Il Cliente Partner è in ogni caso tenuto a conoscere le disposizioni relative alla vigente normativa ed a controllare l’esattezza dei risultati ottenuti con l’utilizzo del Servizio. Costituisce onere del Cliente Partner procurarsi, a sua cura e spese, la connessione per collegare le sua sede ovvero le sue postazioni di lavoro al Data Center attraverso il quale Aruba Pec eroga il Servizio.
8.2 I documenti informatici oggetto del Servizio saranno versati in conservazione dal Cliente Partner, completi dei metadati ad essi associati, affinché siano conservati in modo elettronico per il periodo di durata stabilito in Contratto. Le funzioni di versamento in conservazione e di esibizione dei documenti informatici saranno svolte attraverso il Pannello Gestione che rende disponibili al Cliente Partner l’insieme delle componenti funzionali a supporto del processo di conservazione, nelle modalità e nei termini stabiliti dal Manuale. Salvo diverso e specifico accordo i documenti informatici saranno posti in conservazione nel medesimo formato che avevano al momento in cui sono stati versati in conservazione dal Cliente Partner.
8.3 Nei casi in cui sia richiesto l’intervento del Pubblico Ufficiale, il Cliente Partner è tenuto a garantire ad Aruba Pec l’assistenza e le risorse, anche economiche, necessarie per l’espletamento delle attività che Aruba Pec attribuirà al medesimo. In ogni caso il Cliente Partner è e resta l’unico ed esclusivo titolare dei documenti informatici e dei dati da egli stesso versati in conservazione assumendosi espressamente ogni più ampia responsabilità in ordine al loro contenuto; per l’effetto il Cliente Partner solleva, ora per allora, e comunque si impegna a manlevare e/o tenere indenne Aruba Pec da ogni obbligo e/o onere di accertamento e/o di controllo diretto e indiretto al riguardo.
8.4 Il Cliente Partner prende atto ed accetta che:
a) per tutta la durata del Contratto ed in qualsiasi momento il Sistema di conservazione è in grado di esibire tutti i documenti informatici in esso conservati;
b) fermo quanto precede, la ricezione e l’esibizione dei documenti informatici potrà avvenire solo per via telematica e solo dietro specifica istanza presentata dai soggetti autorizzati;
c) solo il Cliente Partner e l’Utente, e per essi i loro incaricati, qualora specificatamente autorizzati, potranno richiedere al Sistema di conservazione l’accesso e l’esibizione dei documenti informatici conservati per acquisire le informazioni di loro interesse nei limiti previsti dalla legge. Tali informazioni vengono fornite dal Sistema di conservazione secondo le modalità previste dal Manuale;
d) l'esibizione del documento informatico ottenuto tramite interrogazione del Sistema di conservazione o tramite la consultazione su supporto ottico rappresentano un'esibizione completa e legalmente valida.
8.5.1 Con specifico riguardo alle Credenziali di accesso il Cliente Partner si impegna a custodirle con la massima diligenza e a non consentirne l’utilizzo da parte di terzi non espressamente autorizzati e del cui comportamento in ogni caso il Cliente Partner si assume ogni più ampia responsabilità.
8.5.2 Il Cliente Partner è obbligato ad osservare le procedure di generazione, rilascio, sospensione e rigenerazione delle Credenziali di accesso, e/o di altre eventuali credenziali di autenticazione, necessarie ad accedere al Servizio. Il Cliente Partner, successivamente al ricevimento della password, è tenuto a modificarla ed a mantenerla segreta e s'impegna a non trasferirla a terzi, sollevando comunque Aruba Pec da ogni responsabilità per qualsiasi atto illegittimo compiuto con detta password. Il Cliente Partner assume altresì l’onere di provvedere alla variazione periodica della password di accesso nel rispetto degli standard di sicurezza e della normativa in tema di protezione dei dati personali di cui al D.Lgs. 196/2003 e al Regolamento europeo n. 679/2016.
8.5.3 In caso di smarrimento, furto o perdita delle Credenziali di attivazione e accesso, il Cliente Partner è tenuto a comunicare tempestivamente la circostanza ad Aruba Pec e ad attivare prontamente la procedura di rilascio di nuove credenziali di autenticazione e accesso.
8.6 Il Cliente Partner prende altresì atto ed accetta che:
a) Aruba Pec non controlla né sorveglia come il Cliente Partner utilizza il Servizio ovvero i documenti informatici dal medesimo versati in conservazione; in ogni caso Aruba Pec è e resta estranea alle attività che il Cliente Partner effettua in piena autonomia accedendo da remoto via internet tramite le Credenziali di accesso al Servizio; e
b) Per tutta la durata del Contratto e per i 60 (sessanta) giorni successivi alla sua scadenza, giusto quanto previsto al precedente Art. 6 comma 4, il Cliente Partner è l'unico titolare, ai sensi del d.lgs. 196/03 e del Regolamento europeo n. 679/2016, del trattamento degli eventuali dati immessi e/o trattati e/o presenti sul Sistema di conservazione.
8.7.1 Qualora il Cliente Partner utilizzi il Servizio per la conservazione di documenti di cui sono titolari terzi soggetti è fatto espresso divieto al Cliente Partner di consentire, in qualsiasi modo e forma, direttamente o indirettamente, a detti soggetti il versamento dei documenti e comunque l’accesso al Servizio che resta in via esclusiva riservato al solo Cliente Partner.
8.7.2 Il Cliente Partner si impegna a fare quanto necessario per rendere edotti detti terzi di quanto previsto nel presente articolo.
8.7.3 Con specifico riferimento al servizio Fatturazione Elettronica Premium, il Cliente Partner si impegna a comunicare ai terzi coinvolti nel Servizio la disciplina contrattuale e la modalità di trattamento dei dati al quale il Servizio è sottoposto. Inoltre si impegna a raccogliere, preventivamente all’attivazione, il consenso all’utilizzo del Servizio ed all’utilizzo dei dati in qualità di Responsabile del Trattamento così come stabilito dal Regolamento GDPR 2016/679.
8.7.4 La violazione, sia diretta che indiretta, anche attraverso altri soggetti, dei suddetti obblighi, legittima ed autorizza Aruba Pec a risolvere, con effetto immediato, il Contratto.
8.8.1 Fermo quanto previsto al precedente paragrafo e fatti salvi gli altri obblighi previsti a suo carico in Contratto, nel Manuale e dalla vigente normativa in materia, il Cliente Partner si obbliga:
a) a comunicare, prima dell’attivazione del Servizio, l’identità delle persone fisiche incaricate di mantenere i rapporti con Aruba Pec, titolate ad operare in nome e per conto del Cliente Partner, precisando funzione e ruolo; le modalità per identificare ed autenticare i suddetti incaricati sono stabilite esclusivamente da Aruba Pec;
b) a versare in conservazione esclusivamente dati e documenti informatici di cui detiene legittima e completa disponibilità;
c) a non versare in conservazione, né a trasmettere, spedire o divulgare tramite il Servizio, documenti informatici o dati riportanti materiale e/o notizie diffamatorie, illegali o comunque lesive di diritti di terzi, obbligandosi a vigilare sul corretto utilizzo del Servizio da parte dei soggetti autorizzati ad accedervi, con totale esonero di Aruba Pec da ogni responsabilità e da ogni obbligo di verifica in proposito;
d) ad utilizzare il Servizio in conformità a quanto indicato in Contratto compreso il Manuale nel rispetto della normativa vigente, della morale e dell’ordine pubblico;
e) ad individuare e comunicare ad Aruba Pec le tipologie/classi di documenti informatici da versare in conservazione attraverso la compilazione della Scheda di conservazione, nonché a quale Titolare detti documenti sono riferiti;
f) a versare in conservazione documenti informatici nei formati conformi a quelli descritti nella Scheda di conservazione;
g) a garantire che i documenti informatici versati in conservazione siano privi di Agenti di alterazione;
h) a garantire che i documenti informatici versati in conservazione siano muniti di tutti i metadati previsti dal Manuale, dalla Scheda di conservazione, nonché dalle regole tecniche in materia di conservazione digitale dei documenti informatici, compresi quelli previsti per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie;
i) a garantire che i certificati delle firme digitali utilizzate non siano stati revocati o sospesi;
j) a versare in conservazione i documenti informatici non oltre i termini previsti dalla Scheda di conservazione;
k) a gestire i processi di formazione dei documenti informatici, creare e sottoscrivere con firma digitale i pacchetti di versamento contenenti i documenti informatici da versare in conservazione nel rispetto di quanto stabilito in Contratto compreso il Manuale e nella Scheda di conservazione;
l) ad inviare ad Aruba Pec i pacchetti di versamento ed i relativi documenti informatici nei tempi e nei modi e secondo gli standard, le specifiche tecniche e i formati utilizzabili quali riferimento per il Sistema di conservazione previsti nel Manuale e nella Scheda di conservazione;
m) a comunicare tempestivamente ad Aruba Pec eventuali variazioni del periodo di imposta (come definito dal DPR 22/12/1986, n. 917 e s.m.i.) dei soggetti titolari dei documenti informatici versati in conservazione; tale comunicazione dovrà essere effettuata almeno entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del nuovo periodo di imposta al fine di poter consentire ad Aruba Pec di procedere alla corretta “chiusura” dei processi di conservazione in atto;
n) ad inviare tutte le eventuali comunicazioni da presentare all’Agenzia delle Entrate ovvero ad ogni altro competente Autorità e/o Ufficio;
o) ad eseguire ogni ulteriore e/o eventuale adempimento presso le competenti Autorità che fosse richiesto in conseguenza della conservazione digitale dei documenti informatici di cui al Contratto.
8.8.2 In ogni caso il Cliente Partner prende atto ed accetta di essere l’unico responsabile degli eventuali documenti non aventi formato e/o caratteristiche conformi a quanto indicato nel Manuale e/o non idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa in materia da egli stesso versati in conservazione ed accettati da Aruba PEC a qualsiasi titolo; il Cliente Partner prende altresì atto ed accetta, ora per allora, che Aruba PEC non garantisce in alcun modo la validità e/o l’autenticità e/o la leggibilità e/o l’integrità a norma di legge dei documenti versati in conservazione non aventi formato e/o caratteristiche conformi a quanto indicato nel Manuale e/o non idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa in materia e per l’effetto, con l’invio della richiesta di versamento in conservazione di tali documenti, solleva ora per allora Aruba PEC da ogni e qualsiasi responsabilità al riguardo, diretta e/o indiretta, e rinuncia a far valere nei confronti della stessa Aruba PEC qualsiasi diritto e/o pretesa propria e/o di terzi.
8.9 Il Cliente Partner dovrà dotarsi, a sua cura e spese, di un proprio manuale del sistema di conservazione costituito dalla descrizione di componenti, processi ed organizzazione propri, integrato e completato, se ritenuto opportuno, dal Manuale.
8.10 Resta altresì inteso che il Cliente Partner assume a proprio carico le responsabilità in sede civile, penale ed amministrativa in relazione al contenuto dei documenti informatici versati in conservazione, impegnandosi a manlevare e tenere indenne Aruba Pec da qualsiasi pretesa di terzi o conseguenza pregiudizievole che possa comunque derivare a tal proposito.
8.11 In caso di erogazione dell’Opzione Fatturazione Elettronica resta inteso tra le parti che:
a) anche in caso di rilascio della Delega Fattura ad Aruba Pec, il Cliente Partner è tenuto a predisporre la Fattura con i dati e le informazioni necessari allo scopo; b) il Cliente Partner prende atto ed accetta, ora per allora, che rimangono comunque a suo carico, in via esclusiva, tutte le responsabilità relative ai contenuti, alla veridicità, correttezza e completezza dei dati trasmessi ad Aruba Pec ai fini dell’erogazione dell’ Opzione Fatturazione Elettronica. In ogni caso il Cliente Partner è tenuto a fornire ad Aruba Pec tutte le relative istruzioni con congruo anticipo.
c) Il Cliente Partner, solleva, ora per allora, Aruba Pec da ogni responsabilità, per qualsiasi conseguenza pregiudizievole, di carattere fiscale, tributario, civile o penale in cui dovesse incorrere in ragione delle suddette cause ovvero nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni e dei terzi per tutte le operazioni connesse e derivanti dall’emissione e sottoscrizione con firma digitale delle Fatture, anche quando delegata dal Cliente Partner ad Aruba Pec.
d) fermo quanto previsto al precedente paragrafo e fatti salvi gli altri obblighi previsti a suo carico in Contratto, il Cliente Partner si obbliga:
1) ad utilizzare l’Opzione Fatturazione Elettronica in conformità a quanto indicato in Contratto nel rispetto della normativa vigente, della morale e dell’ordine pubblico;
2) a garantire che le firme digitali utilizzate per la sottoscrizione delle Fatture abbiano e mantengano piena validità;
3) al pagamento dell’imposta di bollo eventualmente dovuta sulle Fatture. Il versamento dell’imposta di bollo dovuta dovrà pertanto avvenire ad esclusiva cura e carico del Cliente Partner nei termini e con le modalità previsti dalla legge.
4) a fornire ai propri clienti o fornitori il codice destinatario dell’intermediario Aruba PEC al fine di assicurare il corretto ricevimento delle Fatture passive tra privati, rimanendo in ogni caso esclusa la ricezione delle Fatture passive verso soggetti diversi;
5) ad effettuare la validazione della propria partita IVA seguendo la procedura online specificatamente predisposta al fine di soddisfare questa autenticazione.
Resta inteso che il Cliente assume a proprio carico le responsabilità in sede civile, penale ed amministrativa in relazione al contenuto delle Fatture emesse e ricevute da e verso la Pubblica Amministrazione o i privati interessati attraverso il Sistema di interscambio, impegnandosi a manlevare e tenere indenne i Fornitori da qualsiasi pretesa di terzi o conseguenza pregiudizievole che possa comunque derivare a tal proposito.
8.12 In caso di violazione anche di uno soltanto dei suddetti obblighi/impegni, il Cliente Partner si obbliga a manlevare e tenere indenne Aruba Pec da ogni danno, responsabilità e/o onere, diretti o indiretti comprese le spese legali, che Aruba Pec dovesse subire o sopportare in conseguenza degli inadempimenti contestati, ancorché derivanti da richieste di risarcimento di terzi. In tale ipotesi Aruba Pec avrà facoltà di intervenire nelle forme e nei modi ritenuti opportuni per eliminare, ove possibile, la violazione ed i suoi effetti, ovvero di sospendere o interrompere il Servizio, riservandosi altresì il diritto di risolvere il Contratto ai sensi del successivo art. 11.
8.13 Il Cliente Partner dichiara di essere in regola con le licenze dei software che utilizza e se ne assume i relativi costi.
8.14 Per quanto concerne l’attestazione di tutte le operazioni effettuate il Cliente Partner prende atto ed accetta che faranno fede esclusivamente i LOG da Aruba Pec conservati a norma di legge. Tali LOG saranno opponibili al Cliente Partner anche quando relativi ad operazioni effettuare dal Partner.
8.15 Il Cliente Partner dichiara di aver preso attenta visione del Contratto compresi tutti i documenti che lo formano e di aver compreso appieno il loro contenuto e di essere edotto della validità e degli effetti giuridici della conservazione digitale dei documenti informatici.
9.1 Ai fini del Servizio si individuano i seguenti ruoli:
a) Produttore;
b) Responsabile della conservazione;
c) Responsabile del servizio di conservazione;
d) Utente.
9.2 Il Cliente Partner dovrà scegliere, con riferimento ad ogni singolo soggetto terzo titolare dei documenti informatici, per quali classi documentali attivare il Servizio. Tale scelta sarà effettuata dal Cliente Partner compilando la Scheda di conservazione.
9.3 Il Servizio viene configurato in base a quanto richiesto dal Cliente Partner tenendo altresì conto, per ogni tipologia/classe documentale, dei parametri specifici risultanti dal Contratto e dalla Scheda di conservazione.
9.4 Il Cliente Partner contestualmente alla accettazione dei documenti contrattuali può nominare una persona fisica quale suo referente interno nei rapporti inerenti al Servizio e alle comunicazioni con Aruba Pec. Qualsiasi variazione della persona nominata referente interno o di una qualsiasi delle informazioni riportate negli altri allegati dovrà essere tempestivamente comunicata ad Aruba Pec dal Cliente Partner.
9.5 Salvo specifico, diverso e separato accordo tra le Parti, l'assistenza tecnica è resa esclusivamente nei tempi e secondo le modalità indicate nella Scheda Prodotto Partner DocFly – Conservazione e, se presente, nella Scheda Prodotto Partner Fatturazione Elettronica. Il Cliente Partner è tenuto in ogni caso a comunicare tempestivamente ad Aruba Pec eventuali irregolarità o disfunzioni dal medesimo rilevate nel Servizio.
9.6 Il Cliente Partner dovrà inoltrare ad Aruba Pec le eventuali richieste di intervento "personalizzato" e, in ogni caso, di intervento che richieda l’accesso ai suoi documenti, esclusivamente attraverso il Partner. Il Cliente Partner prende atto ed accetta che qualsiasi richiesta di intervento o di accesso inoltrata dal Partner a suo nome o per suo conto o nel suo interesse costituisce per Aruba Pec e/o le aziende eventualmente dalla stessa incaricate autorizzazione ad effettuare l’intervento o l’accesso richiesti; il Cliente Partner prende atto ed accetta che detto intervento o accesso, se non motivato da eventi la cui tempistica di risoluzione rientri nello SLA, avvenga con tempistiche variabili in ragione dei seguenti criteri: a) tipo di intervento richiesto; b) ordine di arrivo della richiesta di intervento; c) carattere di priorità della richiesta di intervento. Al fine di consentire la corretta e celere esecuzione dell'intervento richiesto il Cliente Partner si impegna a fornire tutte le specifiche e le informazioni richieste da Aruba Pec. Con l'invio da parte del Partner della richiesta di intervento di cui al presente comma il Cliente Partner:
a) dichiara di essere consapevole che tale intervento può avere un alto grado di rischio per il funzionamento del Servizio o per l’integrità di dati e/o informazioni e/o contenuti dallo stesso immessi e/o trattati attraverso di essi; e
b) accetta, ora per allora, di farsi carico di tutti i rischi connessi;
Fermo quanto sopra, in ogni caso il Cliente Partner prende atto ed accetta, ora per allora, che, in relazione a detto intervento, Aruba Pec assume obbligazione di mezzi e non di risultato, sollevando altresì la medesima da ogni responsabilità al riguardo per gli eventuali danni, diretti o indiretti, di qualsiasi natura e specie.
9.7 Aruba Pec si riserva la facoltà di interrompere l’erogazione del Servizio per procedere ad interventi tecnici di manutenzione. In tal caso sarà data comunicazione al Cliente Partner a mezzo e-mail con un preavviso di 48 ore; detta comunicazione indicherà altresì le tempistiche del ripristino.
10.1 Fatta salva l’applicazione del successivo art. 11, Aruba Pec, a sua discrezione e senza che l'esercizio di tale facoltà possa essergli contestata come inadempimento o violazione del Contratto, si riserva la facoltà di sospendere il Servizio, anche senza alcun preavviso, nel caso in cui:
a) si verifichino casi di forza maggiore o circostanze che, ad insindacabile giudizio di Aruba Pec, impongano di eseguire interventi di emergenza o relativi alla risoluzione di problemi di sicurezza, pericolo per l’intera rete e/o per persone o cose; in tal caso, il Servizio sarà ripristinato quando Aruba Pec, a sua discrezione, avrà valutato che siano state effettivamente rimosse o eliminate le cause che avevano determinato la sua sospensione/interruzione;
b) ricorrano motivate ragioni di sicurezza e/o garanzia di riservatezza;
c) il Cliente Partner abbia esaurito lo spazio messo a sua disposizione dal Partner;
10.2 In caso di erogazione dell’Opzione Fatturazione Elettronica, Aruba Pec si riserva a sua discrezione e senza che l'esercizio di tale facoltà possa esser loro contestata come inadempimento o violazione del Contratto la facoltà di sospendere l’erogazione del servizio, anche senza alcun preavviso, nel caso in cui il Cliente Partner abbia esaurito le risorse hardware o il numero di fatture da emettere, trasmettere e ricevere rese disponibili dal Partner.
10.2 Il Cliente Partner solleva Aruba Pec da ogni e qualsiasi responsabilità o pretesa di terzi per l’eventuale cessazione, sospensione o interruzione del Servizio imputabile al Partner o verificatasi perché prevista dal Contratto.
11.1 Senza pregiudizio per quanto previsto in altre clausole del Contratto, il medesimo sarà da considerarsi risolto con effetto immediato, ai sensi e per gli effetti di cui all’Art. 1456 Codice Civile, qualora il Cliente Partner violi gli obblighi previsti negli Articoli 8, 9, 14 e 15 delle Condizioni così come le disposizioni previste in documenti cui esse facciano rinvio.
12.1 Il Cliente Partner qualificabile come "consumatore”, identificato, ai sensi dell’art. 3 del D.lgs. 206/2005 (cd. “Codice del Consumo”), nella persona fisica che agisce per scopi estranei alla propria attività imprenditoriale o professionale, avrà sempre facoltà di recedere dal Contratto in qualsiasi momento, senza alcuna penalità e senza indicarne le ragioni, con comunicazione scritta ed allegata copia di un documento di identità, inviata a mezzo raccomandata A/R ad Aruba PEC S.p.A., Via Gobetti 96, 52100 Arezzo (AR) oppure a mezzo di posta elettronica certificata (PEC) all’indirizzo recessi@aruba.pec.it. La comunicazione potrà essere inviata anche mediante telegramma, telex o telefax, a condizione che sia confermata mediante lettera raccomandata A/R o PEC entro le 48 ore successive. Aruba Pec provvederà a darne notizia al Partner. Il recesso avrà efficacia entro 14 (quattordici) giorni dalla data di ricevimento da parte di Aruba Pec della predetta comunicazione; in ogni caso, qualora non operata dal Partner, Aruba PEC provvederà nel suddetto termine alla disattivazione del Servizio ed il Contratto dovrà intendersi cessato.
12.2 Aruba Pec potrà recedere dal Contratto in qualsiasi momento con un preavviso di 15 (quindici) giorni , senza obbligo di motivazione e senza pagare penali, dandone comunicazione scritta al Cliente Partner; Aruba PEC provvederà nel suddetto termine alla disattivazione del Servizio ed il Contratto dovrà intendersi cessato.
12.3 Aruba Pec si riserva altresì la facoltà di recedere con effetto immediato, restando espressamente esclusa ogni responsabilità della stessa per l’esercizio del diritto di recesso e/o per il mancato utilizzo del Servizio da parte del Cliente Partner nel caso in cui:
(i) l’erogazione del Servizio sia impedita da cause di forza maggiore per oltre 10 giorni continuativamente;
(ii) i parametri di sicurezza del Servizio dipendenti dai sistemi di connessione risultino alterati per fatto imputabile al Cliente Partner;
(iii) Il Cliente Partner operi violando la legge o diritti di terzi o comunque quando con il suo comportamento coinvolga Aruba Pec in controversie giudiziali di qualsiasi natura e specie;
(iiii) l’erogazione del Servizio venga interrotta per fatto imputabile al Partner (in via esemplificativa mancato pagamento di qualsiasi importo dovuto dal Partner ad Aruba Pec in relazione al Servizio, esaurimento delle risorse del Servizio dedicate al Cliente Partner, qualsiasi violazione degli obblighi assunti dal Partner con Aruba Pec in relazione al Servizio).
12.4 Il Cliente Partner prende atto ed accetta che qualsiasi eventuale richiesta di rimborso al riguardo dovrà essere rivolta esclusivamente nei confronti del Partner, atteso che le condizioni economiche relative alla fornitura del Servizio sono state definite e regolate dal Cliente Partner con il Partner in forza di autonomo e separato accordo. In ogni caso, resta espressamente esclusa ogni responsabilità di Aruba PEC per l’esercizio del diritto di recesso e/o per il mancato utilizzo del Servizio da parte del Cliente Partner ovvero il conseguente diritto di questi a pretendere da essa ogni rimborso e/o indennizzo e/o risarcimento di qualsiasi tipo e genere.
12.5 Le comunicazioni previste dal presente articolo dovranno essere inviate al Cliente Partner ad uno degli indirizzi dal medesimo indicati sullla Richiesta di erogazione.
13.1 Il Cliente Partner prende atto ed accetta che il Servizio oggetto del Contratto è caratterizzato da tecnologia in continua evoluzione, per questi motivi Aruba Pec si riserva il diritto di modificare in meglio le caratteristiche tecniche dello stesso e degli strumenti ad esso correlati in qualsiasi momento e di variare le condizioni del Contratto in qualsiasi momento, anche successivamente alla sua accettazione, senza che ciò faccia scaturire obblighi di alcun genere per il Cliente Partner.
13.2 Aruba Pec si riserva altresì la facoltà di modificare in qualsiasi momento la Policy di utilizzo del servizi Aruba Pec e la Policy privacy Aruba Pec in ottemperanza a disposizioni di legge.
14.1 Il Cliente Partner è tenuto ad utilizzare il Servizio nel rispetto dei diritti di proprietà intellettuale e/o industriale di Aruba Pec secondo quanto indicato in merito nella Policy di utilizzo dei servizi Aruba Pec . I software come qualsiasi altro diritto di autore o altro diritto di proprietà intellettuale sono di proprietà esclusiva di Aruba Pec e/o dei suoi danti causa, pertanto Il Cliente Partner non acquista nessun diritto o titolo al riguardo ed è tenuto all’utilizzo degli stessi soltanto nel periodo di vigenza contrattuale.
14.2 Nel caso di licenze fornite da terzi fornitori per il tramite di Aruba Pec, il Cliente Partner da atto di aver preso visione dei termini e si impegna ad utilizzare i software secondo le modalità indicate sui rispettivi siti esclusivamente per proprio uso personale. Il Cliente Partner si impegna ad accettare e rispettare i termini delle suddette licenze. Il Cliente Partner dichiara di essere a conoscenza del fatto che le Licenze intercorrono fra il Cliente Partner ed il titolare dei diritti di copyright sulle stesse con esclusione di qualsiasi responsabilità di Aruba Pec.
15.1 Il Cliente Partner, preso atto che l'azienda Aruba Pec si è dotata della certificazione ISO 27001 e degli altri mezzi e/o strumenti ritenuti idonei a tutelare nella maniera più efficace la sicurezza delle informazioni (fisica, logica, informatica ed organizzativa), si impegna, ora per allora, a non divulgare ovvero rendere in alcun modo disponibili a terzi le informazioni confidenziali conosciute o gestite in relazione alla esecuzione e/o applicazione del Contratto in assenza di specifico consenso scritto di Aruba Pec.
16.1 Il Contratto annulla e sostituisce ogni altra precedente intesa eventualmente intervenuta tra Aruba Pec ed il Cliente Partner in ordine allo stesso oggetto. Nessuna modifica, postilla o clausola comunque aggiunta al Contratto sarà valida ed efficace tra le Parti, se non specificatamente ed espressamente approvata per iscritto da entrambe. In caso di accordi particolari con il Cliente Partner questi dovranno essere formulati per iscritto e costituiranno addendum al Contratto.
16.2 In nessun caso eventuali inadempimenti e/o comportamenti del Cliente Partner difformi rispetto al Contratto, potranno essere considerati quali deroghe al medesimo o tacita accettazione degli stessi, anche se non contestati da Aruba Pec . L'eventuale inerzia di Aruba Pec nell'esercitare o far valere un qualsiasi diritto o clausola del Contratto, non costituisce rinuncia a tali diritti o clausole.
16.3 A meno di espressa diversa indicazione nel Contratto, tutte le comunicazioni al Cliente Partner relative al presente rapporto contrattuale potranno essere effettuate da Aruba Pec indistintamente a mano, tramite posta elettronica, certificata e non, a mezzo di lettera raccomandata A/R, posta ordinaria oppure a mezzo telefax agli indirizzi e/o recapiti indicati dal Cliente Partner nella Richiesta di erogazione e, in conseguenza, le medesime si considereranno da questi conosciute. Eventuali variazioni degli indirizzi e dei recapiti del Cliente Partner compreso l'indirizzo e-mail indicato nella Richiesta di erogazione non comunicate ad Aruba Pec con le modalità previste dal Contratto non saranno ad essa opponibili.
16.4 Fatta eccezione per i casi specificatamente previsti in Contratto, tutte le comunicazioni che il Cliente Partner intenda inviare relativamente al Contratto, ivi comprese le richieste di assistenza, dovranno essere inviate ad Aruba Pec esclusivamente tramite il Partner.
16.5 L’eventuale inefficacia e/o invalidità, totale o parziale, di una o più clausole del Contratto non comporterà l’invalidità delle altre, le quali dovranno ritenersi pienamente valide ed efficaci.
16.6 Il Cliente Partner prende atto ed accetta che Aruba Pec potrà comunicare a soggetti terzi e/o divulgare in qualsiasi forma i dati relativi al Contratto come referenza commerciale per la promozione di propri prodotti o servizi.
16.7 E’ fatto divieto al Cliente Partner di cedere il Contratto a terzi.
17.1 Lo SLA è riportato sulla Scheda Prodotto Partner DocFly – Conservazione e, se presente, nella Scheda Prodotto Partner Fatturazione Elettronica ed entra in vigore per ciascun Cliente Partner a decorrere dal perfezionamento del Contratto e termina con la sua cessazione. Aruba Pec si riserva la facoltà di modificarlo o sostituirlo più volte nel corso del Contratto ed in qualsiasi momento. Le modifiche apportate allo SLA ovvero il nuovo SLA - sostitutivo di quello precedente - entrano in vigoredalla data della loro pubblicazione sul Pannello Gestione e così le successive modifiche o sostituzioni.
17.2 Il tempo di manutenzione programmata non viene conteggiato ai fini del calcolo dell’Uptime. La manutenzione programmata riguarda le attività svolte regolarmente da Aruba Pec per mantenere la funzionalità delle risorse del Data Center attraverso il quale viene erogato il Servizio; essa è ordinaria e straordinaria.
17.3 ai fini del riconoscimento degli indennizzi di cui al successivo comma 4 saranno presi in considerazione soltanto i disservizi confermati dal sistema di monitoraggio di Aruba Pec.
17.3.1 Il monitoraggio da parte di Aruba Pec viene effettuato tramite software specifici che rilevano ed indicano eventuali guasti o anomalie dandone comunicazione in tempo reale al servizio assistenza operativo 24/7/365.
17.4 Per ogni ora completa di violazione dello SLA Aruba Pec riconosce al Cliente Partner e per esso al Partner, a titolo di indennizzo, 1 (uno) giorno di proroga della durata del Contratto fino ad un massimo di 30 (trenta) giorni.
17.4.1 Per farsi riconoscere il/gli indennizzo/i il Cliente Partner deve rivolgere richiesta esclusivamente al Partner, restando esclusa e comunque rinunciata, ora per allora, qualsiasi azione del Cliente Partner nei confronti di Aruba Pec.
17.5 Fermo quanto sopra resta inteso in ogni caso che al Cliente Partner non spetta l'indennizzo previsto al precedente comma 3 verificandosi una delle seguenti circostanze:
a) cause di forza maggiore e cioè eventi che, oggettivamente, impediscano al personale di Aruba Pec di intervenire per eseguire le attività poste dal Contratto a carico della stessa Aruba Pec (in via meramente esemplificativa e non esaustiva: scioperi e manifestazioni con blocco delle vie di comunicazione; incidenti stradali; guerre e atti di terrorismo; catastrofi naturali quali alluvioni, tempeste, uragani etc);
b) interventi straordinari da effettuarsi con urgenza ad insindacabile giudizio di Aruba Pec per evitare pericoli alla sicurezza e/o stabilità e/o riservatezza e/o integrità del Servizio e/o dei dati e/o informazioni in essi contenuti. L'eventuale esecuzione di tali interventi sarà comunque comunicata al Cliente Partner a mezzo e mail inviata all'indirizzo di posta elettronica indicato in fase d'ordine con preavviso anche inferiore alle 48 ore oppure contestualmente all'avvio delle operazioni in questione o comunque non appena possibile;
c) indisponibilità o blocchi del Servizio imputabili al Cliente Partner ovvero ad anomalie e malfunzionamenti dei software applicativi/gestionali forniti al Cliente Partner da terze parti;
d) anomalia o malfunzionamento del Servizio, ovvero loro mancata o ritardata rimozione o eliminazione imputabili ad inadempimento o violazione del Contratto da parte del Cliente Partner ovvero ad un cattivo uso del Servizio da parte del medesimo;
e) cause che determinano l'inaccessibilità, totale o parziale, del Servizio imputabili a guasti nella rete internet esterna al perimetro di Aruba Pec e comunque fuori dal suo controllo (in via meramente esemplificativa guasti o problemi).
f) sospensione o interruzione del Servizio per inadempimento o violazione del Contratto imputabile al Cliente Partner.
La presente clausola, le altre clausole delle presenti Condizioni qui di seguito indicate così come le disposizioni previste in documenti cui tali clausole facciano rinvio continueranno ad essere valide ed efficaci tra le Parti anche dopo la cessazione ovvero la risoluzione a qualsiasi causa dovute o a qualsiasi parte imputabile:
1. Definizioni
2. Struttura del Contratto e ordine di prevalenza
5. Attivazione ed erogazione del Servizio
7. Obblighi e limitazioni di responsabilità di Aruba Pec e/o del Partner 8. Obblighi e diritti del Cliente Partner
11. Clausola risolutiva espressa
13. Copyright e licenze
14. Sicurezza delle informazioni
20. Legge applicabile e foro competente.
19.1 Le modalità e le condizioni di trattamento dei dati personali di titolarità del Cliente Partner sono specificati nell’informativa privacy ed avverranno nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali nonché dei Provvedimenti dell’Autorità Garante della protezione dei dati personali di interesse rispetto al Servizio ed alle modalità di trattamento.
19.2 L’utilizzo dei Servizi di cui al Contratto comporta il trattamento di dati personali di cui il Cliente Partner è titolare del trattamento ai sensi della normativa applicabile; nel caso in cui il Cliente Partner effettui il trattamento dei dati a titolo diverso da quanto sopra indicato dovrà darne apposita comunicazione scritta ad Aruba PEC.
19.3 L’esecuzione del presente Contratto comporta il trattamento dei dati identificativi del Cliente Partner che verranno trattati da Aruba PEC in qualità di “Titolare” ai sensi del D. Lgs. 196/2003 e del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”).
In particolare, oltre alle finalità di esecuzione del Contratto e dell’adempimento ad obblighi di legge, i dati identificativi del Cliente potranno essere utilizzati da Aruba PEC, previo consenso del Cliente Partner:
1) per invio di materiale pubblicitario, di marketing diretto, di ricerche di mercato e customer satisfaction;
2) per l’invio di comunicazioni commerciali relative alle attività proprie di società appartenenti al gruppo Aruba.
I dati personali raccolti non saranno diffusi, venduti, scambiati o comunicati a soggetti terzi al di fuori di coloro che offrono servizi ausiliari a quelli disciplinati dal presente Contratto ed agli enti di riferimento (Registro.it – www.nic.it, AGID, e le autorità regolamentari) per le finalità di controllo e di monitoraggio dei servizi resi e per la gestione di eventuali contenziosi e in risposta a richieste provenienti dagli stessi e, altresì, delle autorità giudiziarie (anche ai sensi dell’art. 32 del D.lgs. n. 196/2003 e degli obblighi derivati dal D.lgs. n. 70/2003).
I dati saranno conservati per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono raccolti e comunque entro i termini prescrizionali previsti per legge.
Con riferimento al trattamento ai trattamenti ulteriori per le finalità di cui ai punti 1) e 2) del 2° comma del presente articolo i dati saranno conservati entro i termini di legge e comunque non oltre i due anni successivi al primo contatto.
È possibile esercitare i diritti di cui al D. Lgs. 196/2003 ed al Regolamento UE 679/2016 mediante l’invio di una comunicazione all’indirizzo email: privacy@staff.aruba.it.
Il Titolare è la società Aruba PEC S.p.a con sede legale in Ponte San Pietro (BG), via San Clemente n. 53. La lista aggiornata dei responsabili è presente presso la sede della società e/o, laddove possibile, pubblicata sul sito web/sui siti web facente/facenti capo al Titolare del trattamento.
19.4 Rimane inteso che prima di attivare il Servizio ad eventuali terzi, sarà cura del Cliente Partner assicurarsi che i detti terzi abbiano preventivamente espresso il loro consenso al trattamento dei dati secondo le indicazioni qui riportate.
Il Cliente Partner, per il Servizio oggetto del presente Contratto, nomina Aruba PEC quale Responsabile per il trattamento dei dati, con la descrizione dettagliata dei compiti ed oneri ai quali saranno tenuti in virtù di tale ruolo per tutta la durata del Contratto e sino all’eventuale ulteriore termine se previsto.
Per effetto della predetta nomina, Aruba PEC è autorizzata esclusivamente al trattamento dei dati personali nella misura e nei limiti necessari all’esecuzione delle attività ad essa assegnate. Aruba PEC ha il potere di compiere tutte le attività necessarie per assicurare il rispetto delle vigenti disposizioni in materia nonché il compito di organizzare, gestire e supervisionare tutte le operazioni di trattamento dei dati personali ad essa comunicati dai Titolari ai fini dell’esecuzione delle attività oggetto del presente Servizio. In conformità a quanto prescritto dal Codice Privacy e dal Regolamento EU 2016/679 relativamente ai dati personali ed alle modalità di trattamento, si precisa che Aruba PEC sarà tenuta a:
a) trattare i dati personali soltanto per l’esecuzione dei Servizi oggetto del Contratto, con le caratteristiche tecniche e di sicurezza stabilite sulla base di quanto previsto nello stesso, e nelle Specifiche tecniche che li disciplinano, che ai fini del presente articolo devono intendersi quale documentazione contenente le istruzioni di trattamento dei dati che il Cliente Partner ritiene adeguate in relazione a quanto previsto ai sensi dell’art. 32 del Regolamento EU 2016/679. Nel caso in cui il Cliente Partner manifesti necessità particolari che richiedano un trattamento diverso rispetto a quanto descritto nella documentazione sopra richiamata, deve manifestare tale necessità ad Aruba PEC e descrivere le misure che richiede vengano implementate, le quali verranno quotate con una specifica offerta;
b) garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
c) adottare tutte le misure richieste ai sensi dell'articolo 32 del Regolamento EU 2016/679;
d) rispettare le condizioni di cui ai paragrafi 2 e 4 dell’art. 28 del Regolamento EU 2016/679 affinchè non ricorra ad altro Responsabile senza previa autorizzazione scritta del Titolare e, nel caso sia autorizzato a ricorrervi per specifiche attività di trattamento, imporre i medesimi obblighi;
e) assistere il titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile;
f) assistere il titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del Regolamento EU 2016/679, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento;
g) su scelta del titolare del trattamento, cancellare o restituire tutti i dati personali dopo che è terminata la prestazione dei servizi relativi al trattamento e cancelli le copie esistenti;
h) mettere a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente articolo e consenta e contribuisca alle attività di revisione, previo accordo sui tempi e sulle modalità di dette verifiche e purché le stesse non contrastino con obblighi di riservatezza assunti da Aruba e con le policy della medesima Aruba. I costi di tali verifiche saranno a carico del Titolare.
Nel caso in cui Aruba PEC si avvalga della collaborazione di Incaricati per lo svolgimento delle attività sopra descritte, Aruba PEC provvede alla loro assegnazione specifica al trattamento dando loro le istruzioni necessarie e rendendoli edotti delle modalità convenute e di quelle prescritte dal Codice Privacy e dal Regolamento EU 679/2016. Aruba PEC, pertanto, effettua il trattamento dei dati nel rispetto delle istruzioni sopra riportate, delle indicazioni delle Specifiche tecniche che disciplina il Servizio, degli eventuali allegati e delle prescrizioni contenute nel Codice Privacy e nel Regolamento EU n. 679/2016, nonché nel rispetto dei requisiti di sicurezza stabiliti per l’erogazione dei singoli servizi. Nel caso in cui si verifichino situazioni anomale o di emergenza, Aruba PEC avviserà immediatamente i Titolari.
2.1 Il Contratto è regolato esclusivamente dalla legge italiana. Le presenti Condizioni sono state redatte e predisposte in osservanza ed in conformità alle disposizioni contenute nel D.lgs. 206/2005 (Codice del Consumo), nella L. 40/2007 (Misure urgenti per la tutela dei consumatori, la promozione della concorrenza, lo sviluppo di attività economiche e la nascita di nuove imprese) e nel D.lgs. 70/2003 (Attuazione della direttiva 2000/31/CE relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell'informazione, in particolare il commercio elettronico, nel mercato interno); esse si intendono automaticamente modificate e/o adeguate a quanto previsto in materia da successive disposizioni di legge e/o regolamenti. 1.2 Per ogni e qualsiasi controversia relativa all'interpretazione, esecuzione e risoluzione del presente contratto sarà esclusivamente competente il Foro di Arezzo, salvo il caso in cui il Cliente Partner abbia agito e concluso il presente contratto in qualità di Consumatore per scopi estranei all'attività imprenditoriale o professionale svolta; in tal caso sarà esclusivamente competente il Foro del luogo dove il Cliente Partner ha la propria residenza o domicilio, se ubicati sul territorio dello stato italiano.
22.1 Con l’accettazione delle Condizioni, ad ARUBA PEC viene formalmente affidato dal Cliente Partner lo svolgimento delle seguenti attività:
a) definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente, inclusa la gestione delle convenzioni, la definizione degli aspetti tecnico-operativi nonché le modalità di trasferimento da parte del Cliente Partner dei documenti informatici versati in conservazione;
b) gestire il processo di conservazione garantendo nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale;
d) generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con Firma digitale nei casi previsti dal Manuale;
e) effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adottare misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
h) provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12 del D.P.C.M.;
j) richiedere la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; ogni risorsa, comprese quelle di natura economica, necessaria per l'espletamento delle attività attribuite al pubblico ufficiale dovranno essere garantite e sostenute interamente dal Cliente; pertanto, qualora il Cliente Partner non se ne sia fatto carico direttamente, ARUBA PEC è sin da ora autorizzata ad addebitare al Cliente Partner tutti i costi e le spese, compresi gli onorari inerenti le attività prestate dal Pubblico Ufficiale, qualora la normativa ne richieda obbligatoriamente la presenza;
k) assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti, curare l'aggiornamento periodico del manuale del sistema di conservazione di cui all'art. 8 del D.P.C.M..
22.1.2 ARUBA PEC dovrà altresì:
- terminare il processo di conservazione dei documenti informatici, entro e non oltre i termini convenuti nell’Elenco dei documenti informatici sottoposti a conservazione allegato al Contratto;
- provvedere, entro i suddetti termini, alla “chiusura” del processo di conservazione, apponendo oltre alla Firma digitale dell’incaricato preposto a tale adempimento, una Marca temporale rilasciata da una Certification Authority iscritta nell’elenco ufficiale dei certificatori tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale sull’insieme dei documenti ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti conservati;
- provvedere, qualora richiesto dal Cliente Partner o dalle Autorità fiscali e normative competenti, all’esibizione dei documenti informatici conservati e delle relative evidenze informatiche che comprovano la corretta conservazione degli stessi, fornendo gli elementi necessari per valutare la loro autenticità e validità giuridica.
Resta inteso che:
a) Aruba PEC non sarà responsabile per la mancata o non corretta esecuzione degli obblighi su di essa incombenti, quale Responsabile del servizio di conservazione in tutti i casi in cui il mancato o non corretto adempimento sia dovuto a cause ad essa non imputabili, quali, a titolo meramente esemplificativo: forza maggiore, calamità naturali, eventi bellici, interventi dell’Autorità;
b) a carico di Aruba PEC non è posto alcun obbligo/dovere di elaborare i documenti informatici versati in conservazione al fine di estrarre i relativi metadati che, pertanto, dovranno essere forniti e associati ai rispettivi documenti esclusivamente a cura e carico del Cliente Partner.
22.2.1 ARUBA PEC, quale Responsabile del servizio di conservazione, potrà operare anche attraverso uno o più persone fisiche dalla stessa incaricate all’esecuzione delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici nell’ambito della fornitura del Servizio.
22.2.2 ARUBA PEC potrà affidare, in tutto o in parte, a terzi soggetti persone fisiche o giuridiche, anche esterne alla propria organizzazione, singole funzioni o fasi del processo di conservazione.
22.3 Il corrispettivo relativo alla presente nomina è quello regolato e stabilito dal Contratto (art. 3.4 Condizioni)
22.4 La presente nomina di Responsabile del servizio di conservazione avrà la stessa durata del Contratto.
22.5 Qualora il Cliente Partner intenda sottoporre a conservazione documenti informatici appartenenti a tipi/classi documentali diverse e/o ulteriori rispetto a quelle indicate nell’Elenco dei documenti informatici sottoposti a conservazione allegato al contratto, dovrà formulare apposita istanza scritta ad ARUBA PEC, accettando una nuova Scheda di Conservazione dei documenti informatici sottoposti a conservazione predisposta da ARUBA PEC.