NOMINA RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO DEI DATI


in applicazione del "Codice in materia di protezione dei dati personali" ai sensi e per gli effetti degli artt. 4, co. 1, lett. g) e 29 del D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196


[RAGIONESOCIALE], con sede e domicilio fiscale in [CITTA] ([PROVINCIA]), Via [INDIRIZZO] n. [NUMEROCIVICO] ed assegnatario del codice fiscale [CFDF], in persona del Legale Rappresentante Sig. [LEGALE], munito di tutti i necessari poteri per la firma del presente atto, in qualità di Titolare del trattamento, come previsto dal combinato disposto degli artt. 4, co. 1, lett. f) e 28, del D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196, di seguito, per brevità, definito "Titolare del trattamento";

- visto il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196."Codice in materia di protezione dei dati personali", di seguito definito "Codice" e s.m.i.;

- preso atto che l'art. 4, comma 1, lettera g) del suddetto Decreto definisce qualel "'responsabile", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali";

- atteso che l'art. 29, commi 2, 3, 4 e 5 del D. Lgs. n. 196/2003 dispone che:

- 2. Se designato, il Responsabile è individuato tra soggetti che per esperienza, capacità ed affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza

- 3. Ove necessario per esigenze organizzative, possono essere designati responsabili più soggetti, anche mediante suddivisione dei compiti.

- 4. I compiti affidati al Responsabile sono analiticamente specificati per iscritto dal Titolare.

- 5. Il Responsabile effettua il trattamento attenendosi alle istruzioni impartite dal titolare il quale, anche tramite verifiche periodiche, vigila sulla puntuale osservanza delle disposizioni di cui al comma 2 e delle proprie istruzioni";

- considerato che il compimento di tutti gli atti previsti dal Codice per il trattamento dei dati personali, spettano in via esclusiva al Titolare del trattamento;

- considerato che è stato con Voi stipulato, ed è tuttora in corso di validità, il Contratto per l'erogazione del servizio di conservazione digitale di documenti informatici di cui il Cliente Partner è Titolare e/o Produttore, di seguito per brevità chiamato anche "Contratto", perfezionatosi tra il sottoscritto Titolare del trattamento e la società ARUBA PEC Spa;

- considerato che il perfezionamento del Contratto di cui al punto precedente comporta la necessità di trattare, in nome e per conto del suddetto Titolare, dati personali che, come tali, sono soggetti all'applicazione del Codice in materia di protezione dei dati personali;


NOMINA

La società ARUBA PEC S.P.A., in appresso denominata anche "ARUBA PEC", con sede legale in Ponte San Pietro (BG), 24036, Via San Clemente n 53, C.F. e P.IVA 01879020517, iscritta al Registro delle Imprese di Bergamo REA BG-445886, RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO DEI DATI, effettuato con strumenti elettronici o comunque automatizzati o con strumenti diversi, per quanto sia strettamente necessario alla corretta esecuzione dei servizi ed al rispetto degli obblighi assunti nel Contratto.


COMPITI PARTICOLARI DEL RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO

Il Responsabile esterno del trattamento, operando nell'ambito dei principi stabiliti dal Codice, deve attenersi ai seguenti compiti di carattere particolare:

1. il trattamento dei dati deve essere effettuato solo per le finalità connesse allo svolgimento delle attività oggetto del Contratto, con divieto di qualsiasi altra diversa utilizzazione;

2. deve gestire il sistema informatico, nel quale risiedono i documenti informatici ed i dati del Titolare, in osservanza al disciplinare tecnico di cui all'allegato B) del Codice, attenendosi anche alle disposizioni del Titolare del trattamento in tema di sicurezza;

3. deve predisporre ed aggiornare un sistema di sicurezza informatico idoneo a rispettare le prescrizioni del Codice, adeguandolo anche alle eventuali future norme in materia di sicurezza. Più specificatamente, il Responsabile esterno del trattamento deve:

a) adottare adeguati programmi ed altri strumenti software o hardware atti a garantire la massima misura di sicurezza nel rispetto di quanto dettato dal Codice ed utilizzando le conoscenze acquisite in base al progresso tecnico software e hardware, verificandone l'installazione, l'aggiornamento ed il funzionamento degli stessi in conformità allo stesso disciplinare tecnico di cui all'allegato B) del Codice;

b) adottare tutti i provvedimenti necessari ad evitare la perdita o la distruzione, anche solo accidentale, dei documenti informatici e dei dati e provvedere al ricovero periodico degli stessi con copie di back-up, vigilando sulle procedure attivate in struttura. Il Responsabile esterno del trattamento dovrà anche assicurarsi della qualità delle copie di back-up dei dati e della loro conservazione in luogo adatto e sicuro;

c) predisporre ed implementare le eventuali ulteriori misure minime di sicurezza imposte dal Disciplinare tecnico di cui all'allegato B) del Codice, per il trattamento informatico dei dati sensibili e per la conseguente tutela degli strumenti elettronici

d) in definitiva, deve adottare adeguate e preventive misure contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati e dei documenti informatici, di accesso non autorizzato e di trattamento non consentito;

4. considerata la complessità delle operazioni tecniche di trattamento ed i compiti assegnati al punto precedente, il Titolare del trattamento autorizza il Responsabile esterno del trattamento ad affidare, sotto la propria responsabilità, l'esecuzione di operazioni di trattamento informatico a soggetti terzi che per connotazione tecnologica, esperienza, capacità e affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto della legge, con particolare riguardo alla sicurezza;

5. può nominare appositi incaricati preposti alle operazioni di trattamento di cui al precedente punto 1); detti incaricati opereranno sotto la diretta autorità del Responsabile esterno del trattamento qui nominato, attenendosi alle istruzioni da questi impartite;

6. deve predisporre e tenere a disposizione, per eventuali verifiche:

a) una breve descrizione del sistema informativo e delle procedure che utilizza per il trattamento dei dati;

b) una descrizione delle misure messe in atto per soddisfare il dettato dell'Allegato B) del Codice, con particolare riferimento all'adozione di adeguate e preventive misure di sicurezza, contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati/documenti informatici stessi, di accesso non autorizzato e di trattamento non consentito o non conforme alle finalità connesse allo svolgimento delle attività oggetto del Contratto;

c) la descrizione delle istruzioni impartite agli incaricati;

d) il programma di formazione ed aggiornamento degli incaricati, in materia di privacy e sicurezza:


PRINCIPI GENERALI DA OSSERVARE A CURA DEL RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO

7. Ogni trattamento di dati personali deve avvenire, nel rispetto di quanto previsto dal Codice e nel primario rispetto dei principi di ordine generale. In particolare, per ciascun trattamento di propria competenza, il Responsabile esterno del trattamento deve fare in modo che siano sempre rispettati i seguenti presupposti:

a) i dati devono essere trattati:

o secondo il principio di liceità; o secondo il principio fondamentale di correttezza, il quale deve ispirare chiunque tratti qualcosa che appartiene alla sfera altrui;

b) i dati devono, inoltre, essere:

o trattati soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, in relazione all'attività che viene svolta; o conservati per un periodo non superiore a quello necessario per gli scopi del trattamento

8. Ciascun trattamento deve avvenire nei limiti imposti dal principio fondamentale di riservatezza e deve essere effettuato eliminando ogni occasione di impropria conoscibilità dei dati da parte di terzi.

9. Il Responsabile esterno del trattamento è a conoscenza del fatto che per la violazione delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali sono previste sanzioni penali (artt. 167 e ss. del Codice).

10. Il Responsabile esterno del trattamento si impegna a non divulgare, diffondere, trasmettere e comunicare i dati/documenti informatici di proprietà del Titolare del trattamento, nella piena consapevolezza che i dati/documenti rimarranno sempre e comunque di proprietà esclusiva dello stesso Titolare del trattamento, e pertanto non potranno essere venduti o ceduti, in tutto o in parte, ad altri soggetti.

11. Ai sensi e per gli effetti dell'art. 30, co. 5, del Codice, il Titolare del trattamento, ha facoltà di vigilare, anche tramite verifiche periodiche, sulla puntuale osservanza dei compiti e delle istruzioni qui impartite al Responsabile esterno del trattamento.

12. All'atto della conclusione o della revoca dei servizi oggetto del Contratto, il Responsabile esterno del trattamento dovrà consegnare al Titolare del trattamento gli archivi informatici con le modalità previste dal Contratto e dal Manuale del sistema di conservazione e dai documenti ad essi allegati; contestualmente, ARUBA PEC, si impegna a cancellare fisicamente dai propri sistemi e dai propri archivi elettronici tutti i dati/documenti informatici di proprietà del Titolare del trattamento. E' comunque facoltà del Titolare del Trattamento, prelevare in qualsiasi momento gli archivi informatici di sua proprietà usufruendo della specifica funzione prevista dal Contratto e dal Manuale del sistema di conservazione.

13. La presente nomina è condizionata, per oggetto e durata, al Contratto in corso di esecuzione e si intenderà revocata di diritto contestualmente alla cessazione del rapporto medesimo o alla risoluzione, per qualsiasi causa, dello stesso.

Il Titolare del Trattamento nulla più pretenderà rispetto a quanto previsto nel presente atto di nomina e considererà assolto l'adempimento da parte del Responsabile esterno del trattamento con l'applicazione delle procedure sopra indicate.

Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente atto, si rinvia alle disposizioni generali vigenti in materia di protezione dei dati personali.


[LUOGO],lì [DATA] Il Cliente Partner